転職活動や就職活動において、職務経歴書は非常に重要な書類であり、その提出方法にも細かなマナーがあります。特に、複数枚の職務経歴書を提出する際に「ホチキス（ホッチキス）で留めるのはOKか？」と悩む方も多いでしょう。結論から言うと、職務経歴書をホチキスで留めるのは「原則NG」とされています。この記事では、その理由や代替手段、正しい提出マナーについて徹底解説します。
目次
1. 職務経歴書にホチキスは「原則NG」--その理由
職務経歴書をホチキスで留めるのは、ビジネスマナーとして「原則NG」とされています。その理由について詳しく見ていきましょう。
1.1. 採用担当者の手間が増える
職務経歴書をホチキスで留めると、採用担当者が書類をコピーしたりスキャンしたりする際に、ホチキスの針を外さなければならなくなります。この手間は採用担当者にとって無駄な時間となり、効率が悪くなります。忙しい中で書類を処理している採用担当者にとっては、少しでも手間をかけない配慮が必要です。
1.2. 書類の破損リスク
ホチキスを外す際に、書類が破れてしまうリスクもあります。職務経歴書は大切な書類であり、印象を良くするためにもきれいな状態で提出することが大切です。ホチキスを外す際に書類が破れたり、ホチキスの跡が残ったりすると、見た目が悪くなり、採用担当者に良い印象を与えられません。
1.3. 保管やファイリングが不便
ホチキスで留めた書類は、保管やファイリング時に厚みが出てしまい、管理がしづらくなります。採用担当者は多数の書類を処理するため、書類が整理しやすいことは重要なポイントです。ホチキスで留められた書類は、バラして整理するのが手間になるため、保管のしやすさを考慮した方法が求められます。
1.4. 一般的な慣習に従う
多くの企業では、「留めずに提出」または「クリップでまとめる」のが慣習となっています。ホチキスで留めることはあまり一般的ではなく、むしろ「ホチキスを使わない方法」が推奨されています。特に指示がない限り、ホチキスで留めることは避けるべきです。
2. 正しいまとめ方は「クリップ」や「クリアファイル」
職務経歴書が複数枚にわたる場合、ホチキスではなく「ゼムクリップ」や「ダブルクリップ」で左上をまとめるのが一般的です。これらの方法にはいくつかのメリットがあります。
2.1. クリップでまとめるメリット
ゼムクリップやダブルクリップでまとめると、採用担当者が書類をバラして確認、コピー、スキャンする際に非常に便利です。クリップでまとめた書類は、すぐにバラして内容を確認することができ、ホチキスの針を外す手間がありません。また、クリップは簡単に取り外しができるため、職務経歴書が傷ついたり破れたりする心配もありません。
2.2. クリアファイルに入れて提出
さらに、職務経歴書を「クリアファイル」に入れて提出することで、書類が汚れることを防ぎ、破損を防ぐことができます。また、クリアファイルに入れることで、見た目が整い、提出時にきちんと感を与えることができます。透明のクリアファイルは、採用担当者が書類を簡単に取り出して確認できるようにするため、非常に実用的です。
3. 企業から指示がある場合は従う
まれに企業側から「ホチキスで留めてください」と明記されている場合もあります。このような場合は、その指示に従うのが正解です。応募要項や案内文をよく確認し、指示がない場合は、クリップでまとめるのが無難です。指示に従わないと、マナー違反と捉えられる可能性もありますので、必ず指示を守りましょう。
4. 提出時の細かなマナーと注意点
職務経歴書を提出する際には、細かなマナーにも注意が必要です。ここでは、郵送時やメール提出時のポイントについて解説します。
4.1. 郵送時の注意点
職務経歴書を郵送する場合、まずA4サイズのクリアファイルに入れて提出します。この方法であれば、書類が折れたり汚れたりするのを防ぎ、きれいな状態で届けることができます。さらに、封筒は「角形2号」など、A4サイズの書類が折らずに入るものを使用することが推奨されます。
4.2. クリップでまとめた場合の配慮
クリップでまとめた場合、書類がバラけないように、ページ番号を記載しておくことをお勧めします。これにより、採用担当者が書類をバラしてしまっても、簡単に順番を確認することができます。
4.3. メール提出時のポイント
メールで職務経歴書を提出する場合は、PDF形式にして提出します。ファイル名は「氏名_職務経歴書.pdf」など、内容が一目で分かるようにしましょう。また、本文には、簡単な挨拶文や自己紹介も添えると、より丁寧な印象を与えることができます。
5. まとめ：職務経歴書のホチキスは避け、配慮あるまとめ方を
職務経歴書はホチキスで留めるのではなく、クリップやクリアファイルを使って、丁寧にまとめるのが現代のビジネスマナーです。採用担当者がスムーズに書類を確認できるように配慮し、書類が傷つかないように心がけましょう。
書類の扱い方に配慮することは、第一印象を良くし、選考通過にもつながります。小さなことですが、細部まで気を配ることで社会人としての気遣いを見せることができ、採用担当者から好印象を得ることができます。