転職活動や就職活動において、職務経歴書は非常に重要な書類です。自己PRや過去の実績を効果的に伝えるためには、内容だけでなく、見た目やフォーマットにも気を使うことが大切です。特に印刷時のサイズやレイアウトは、応募先企業に与える印象を左右します。この記事では、職務経歴書の印刷サイズをA4で作成する理由や、印刷時の注意点、またコンビニや自宅での印刷方法、提出時のマナーについて徹底解説します。
目次
1. 職務経歴書の印刷サイズはA4が基本
職務経歴書の印刷サイズとして最も推奨されているのは「A4（210mm×297mm）」サイズです。企業から特別な指定がない限り、A4が業界標準となっており、最も適切なサイズとされています。理由は以下の通りです。
A4サイズが業界標準の理由
- 管理しやすさ：A4サイズは、ファイリングやコピー、スキャンがしやすく、企業側が書類を管理する際にも便利です。企業は多数の応募書類を取り扱うため、A4サイズに統一されていると、書類の取り扱いが簡単になります。
- 読みやすさ：A4サイズは、ビジネス文書として読みやすく、視認性が高いです。内容が詰まりすぎることなく、適度な余白を持って配置できるため、採用担当者が最初に目を通す際にストレスなく内容を把握できます。
- 用紙規格の一貫性：A4は世界中で最も広く使用されている規格であり、書類の提出時にサイズ違いで混乱を避けるためにもA4サイズにするのが適切です。
他のサイズについて
- B5サイズ：B5サイズはA4の半分の大きさで、収納や管理が便利な一方で、スペースが足りず、職務経歴書に十分な情報を盛り込むには不便なサイズです。そのため、職務経歴書にはあまり推奨されません。
- A3サイズ：A3はA4の2倍の大きさで、一般的にはビジネス文書には使いません。A3サイズは扱いにくく、ファイリングや管理が煩雑になるため、特別な理由がない限り避けたほうが良いでしょう。
2. 履歴書と職務経歴書のサイズは揃えなくてもOK
履歴書のサイズは企業によってB5やA3（二つ折り）を採用しているところもありますが、職務経歴書はA4サイズで作成しても問題ありません。履歴書とサイズを揃える必要はなく、むしろ職務経歴書はA4で作成することで、内容をしっかりと伝えやすくなります。
サイズが異なることによる影響
履歴書と職務経歴書のサイズが異なることで選考に不利になることは一切ありません。企業は職務経歴書の内容を重視しているため、サイズに関しては特別な配慮がなくても問題ありません。ただし、書類をまとめて管理しやすくするために、履歴書も職務経歴書もA4サイズで統一することで、応募者の配慮が伝わります。
3. 印刷時の形式・レイアウトの注意点
職務経歴書を印刷する際、レイアウトやフォーマットに気を配ることが重要です。内容が見やすく、適切に整理されていることが、採用担当者に良い印象を与えます。以下に、印刷時の注意点を紹介します。
片面印刷が基本
職務経歴書は基本的に片面印刷で提出します。両面印刷は見た目が不整然とし、読みづらくなりがちです。片面印刷にすることで、情報が一方向に整理され、よりスムーズに内容を伝えることができます。
フォントサイズと行間
職務経歴書のフォントサイズや行間は、視認性に大きく影響します。推奨されるフォントサイズは以下の通りです：
- フォントサイズ：10.5～11ptが一般的です。これにより、読みやすさを確保しつつ、適切な文字量を盛り込むことができます。
- 見出し：見出しのフォントサイズは12～14ptにすると、目立って視認しやすくなります。
- 行間：行間は1.2～1.5行が推奨されます。これにより、読みやすく、内容が詰まりすぎることを防げます。
余白の設定
職務経歴書には適切な余白を設定することが重要です。余白を設定することで、文書が圧迫感を与えず、見やすく整理された印象を与えます。
- 余白設定：上下左右に約20mmの余白を設けるのが適切です。
ページ数
職務経歴書は、基本的に1～2枚に収めることが理想的です。多くても3枚以内にまとめると良い印象を与えます。内容が多くなりすぎる場合は、無理に縮小せず、必要に応じてページを分けて構成し直しましょう。
用紙の選択
職務経歴書を印刷する用紙は、白無地が最適です。カラー用紙や模様入りの用紙はビジネスマナーに反するため避けましょう。白無地のA4用紙を使用することで、内容に集中してもらいやすくなります。
4. コンビニ・自宅での印刷方法とポイント
職務経歴書を自宅で印刷できない場合は、コンビニのマルチコピー機を利用することができます。コンビニ印刷時の注意点と、最適な印刷方法を確認しておきましょう。
コンビニ印刷
ほとんどのコンビニでは、A4サイズの印刷が可能です。以下の手順で印刷を行います：
- データの準備：職務経歴書をPDF形式で保存しておくと、レイアウト崩れを防ぐことができます。PDF形式であれば、文字化けや画像のズレを防ぎ、印刷後の仕上がりがきれいです。
- コンビニのコピー機で印刷：コンビニのマルチコピー機にデータをアップロードし、A4サイズで印刷を行います。用紙サイズ指定を間違えないように注意しましょう。
自宅での印刷
自宅にプリンターがある場合は、通常のA4用紙を用意し、PCから印刷します。プリンターの設定で「片面印刷」を選択し、フォントや余白が正しく設定されているか確認してから印刷しましょう。
5. 封筒のサイズと提出時のマナー
職務経歴書を郵送する際、封筒のサイズにも注意が必要です。職務経歴書がA4サイズであることを考慮し、適切な封筒を選びましょう。
封筒の選び方
職務経歴書を郵送する際には、角型2号または角型A4封筒を使用します。これらの封筒はA4用紙を折らずに入れることができ、書類が傷つかないように保護できます。
書類の取り扱い
複数の書類がある場合は、ホチキス止めを避け、クリップでまとめるのが良い方法です。また、書類はクリアファイルに入れて郵送することで、丁寧さをアピールできます。
まとめ
職務経歴書の印刷サイズは、企業から特別な指定がない限り、A4サイズが最も一般的であり、ビジネスマナーとしても推奨されます。履歴書とサイズを揃える必要はなく、内容の見やすさや管理のしやすさを優先しましょう。印刷時には片面・白無地の用紙を使い、適切なフォントサイズと余白設定を守り、PDF形式で保存するのがベストです。コンビニ印刷や封筒選び、提出時のマナーにも配慮し、細部まで丁寧な職務経歴書を作成することが、成功への第一歩となります。