事務職の職務経歴書は、採用担当者に自分のスキルや経験を正確かつ簡潔に伝えるための重要なツールです。事務職には一般事務、営業事務、庶務などさまざまな職種がありますが、どのポジションにおいても共通して求められるのは「業務内容の具体的な記載」と「成果の明示」です。特に未経験から事務職に転職を希望する場合は、自分が持っているスキルや経験をどのように事務職に生かすことができるかをアピールすることが必要です。
本記事では、事務職の職務経歴書の書き方を徹底解説します。例文やサンプルを交えながら、どのように自分をアピールするか、また未経験者の場合にどのような工夫をすれば良いのかについて詳しくご紹介します。
目次
事務職の職務経歴書で重視されるポイント
事務職の職務経歴書では、以下のポイントが特に重視されます。これらの要素を意識して作成することで、採用担当者に好印象を与えることができます。
1. 業務内容を具体的に、箇条書きで分かりやすく記載
事務職の業務は多岐にわたりますが、その内容を具体的に、箇条書きで分かりやすく記載することが大切です。採用担当者は日々の業務の流れを理解したいので、どんな業務をどれくらいの頻度で行っていたかを数字で示すと、よりイメージしやすくなります。
2. 業務量や成果を数値やエピソードで示す
事務職は数字で示せる実績が少ない場合もありますが、1日の書類処理件数や電話応対数、業務改善のエピソード、社内表彰などの具体的な成果を記載することは重要です。例えば、「業務改善の提案を行い、処理時間を20％短縮」など、どれだけ効率的に業務を進められたかを数字で示すと良い印象を与えることができます。
3. PCスキルや使用ソフト、資格を明記
事務職ではPCスキルが欠かせません。特に、Word、Excel、PowerPointなどの基本的なツールの使用能力や、**簿記やMOS（Microsoft Office Specialist）**などの資格は必ず明記しましょう。どの業務でどのツールを使用したかを具体的に示すことで、実務経験を裏付けることができます。
4. 業務改善や周囲から評価された経験も積極的にアピール
事務職では効率化や業務改善の提案が求められることが多いため、自分の提案がどのように業務を改善したか、またはどれだけ周囲から評価されたかをアピールすると効果的です。特に、部署内での業務マニュアル作成や、業務のスムーズな進行に貢献したエピソードは、即戦力としてのアピールになります。
5. 自己PRでは、正確性・調整力・サポート力・コミュニケーション力などを簡潔に強調
事務職では、正確性や調整力、サポート力、コミュニケーション力が求められます。これらを自己PRで簡潔に伝えましょう。特に、「多忙な部署での調整業務を担当し、円滑に進行できた」など、具体的なエピソードを交えると説得力が増します。
職務経歴書の基本構成と書き方
事務職の職務経歴書はシンプルでありながらも、必要な情報を漏れなく、かつ簡潔に伝えることが求められます。以下の基本構成を参考にしながら、職務経歴書を作成しましょう。
1. 職務要約
職務要約は、これまでの経歴を3～4行で簡潔にまとめる部分です。自分の強みやこれまでの経験を簡潔に紹介します。例えば、次のように記載できます。
例：
「大学卒業後、食品メーカーの管理部にて一般事務として5年間勤務。見積書・請求書作成、受発注業務、営業サポート、顧客対応など幅広い業務を担当。営業担当に代わってアフターフォローも行い、社内表彰を受けた経験があります。」
2. 職務経歴
職務経歴では、勤務先ごとに、在籍期間、会社概要、所属部署、担当業務を具体的に記載します。業務内容は箇条書きが基本で、担当した業務の詳細を示します。また、業務量や成果を数値で示すことができるとより効果的です。
例：
- 20XX年4月～現在 株式会社〇〇 管理部 一般事務
- 事業内容：食品卸・販売／資本金：〇〇億円／従業員数：〇〇名
- 担当業務
- 見積書・請求書・納品書作成（平均30件／月）
- 受注入力（平均20件／日）
- 顧客からの問い合わせ対応（電話・メール：平均15件／日）
- 営業資料作成・売上報告
- 来客対応、備品管理、ファイリング
- 見積書・請求書・納品書作成（平均30件／月）
- 事業内容：食品卸・販売／資本金：〇〇億円／従業員数：〇〇名
3. 業務内容・実績
事務職は数値化しにくい場合が多いですが、書類処理件数や電話応対数など、業務内容を具体的に数字で示すことが大切です。また、業務改善のエピソードや社内表彰などもアピール材料になります。
例：
- 業務マニュアルを作成し、部署全体の作業時間を20％短縮
- 定例会後のアンケート実施・集計レポート作成で社内コミュニケーションを活性化
- Excelの関数・マクロを活用し、売上集計業務を効率化
- 繁忙期でも納期遅延ゼロを継続
4. スキル・資格
PCスキルや資格を具体的に記載します。事務職では、Word、Excel、PowerPointなどの基本的なツールのスキルを必ず記載し、簿記やMOSなどの資格も併せて記載しましょう。
例：
- Word：文書作成・差し込み印刷
- Excel：表・グラフ・関数・マクロ作成（売上管理、日次・月次処理）
- PowerPoint：資料作成・編集
- MOS（マイクロソフトオフィススペシャリスト）
- 日商簿記検定3級
5. 自己PR
自己PRでは、仕事への意欲や強みを簡潔にまとめます。5行以内を目安に、業務改善やチームワークで貢献した経験などを端的にまとめましょう。
例：
「営業部のサポート業務を通じて、正確かつ迅速な対応を心がけてきました。業務改善のためにマニュアル作成やツール導入を提案し、効率化に貢献。チームワークを大切にし、コミュニケーションを意識して業務に取り組んでいます。」
書き方のコツ・注意点
- 業務内容は具体的に、数字やエピソードを交えて記載：事務職は数字で示せる実績が少ないことが多いですが、業務量や成果を具体的に示すことで、効果的にアピールできます。
- PCスキルや資格は応募先の要件に合わせて強調：応募先の要件に合わせて、強調すべきスキルや資格を明記しましょう。
- 実績は小さな改善や周囲からの評価も積極的に盛り込む：どんな些細な業務改善でも、それをアピールすることが重要です。周囲から評価された経験も積極的に記載しましょう。
- 自己PRは簡潔かつ前向きにまとめる：自己PRは前向きでポジティブな内容を簡潔にまとめましょう。
- 未経験の場合は前職の経験やスキルを事務職にどう活かせるかをアピール：未経験から事務職に転職する場合、前職で培ったスキルや経験をどのように活かすことができるかを具体的に示すことが大切です。
まとめ
事務職の職務経歴書は、具体的な業務内容・実績・スキルを分かりやすく整理し、即戦力としてのアピールポイントを明確に伝えることが重要です。例文やサンプルを参考に、自分の経験や強みに合わせてカスタマイズすることで、採用担当者に強い印象を与えることができます。