目次
はじめに
「退職代行を使って辞めた場合、会社への返却物ってレターパックで送っても大丈夫なの？」
「社員証や保険証を郵送する時に、送り方を間違えてトラブルにならないかな…」と不安になっていませんか。
実際には、社員証・保険証・鍵などの返却物は、サイズや内容によってはレターパックで送れるケースもあります。
ただし、厚み制限や補償の有無、追跡方法などを確認せずに発送すると、「返却した・受け取っていない」で行き違いになることもあるため注意が必要です。
この記事では、退職代行利用後にレターパックで返却物を送っても問題ないケースや、レターパックライト・プラスの違い、郵送時に気をつけたいポイントまで順を追って説明していきます。
退職代行を使ったあとでもレターパックで郵送して問題ない？
退職代行を使って会社を辞めたあと、「会社と直接やり取りしていないのに、返却物をレターパックで送って大丈夫？」「退職届や社員証を郵送したら失礼にならない？」と不安になる人も多いですよね。
ここでは、退職代行利用後でもレターパックで郵送対応して問題ない理由や、利用されやすい背景について順番に説明していきます。
退職届や返却物は郵送対応が一般的
退職代行を利用したあとでも、退職届や会社から借りていた物は郵送で返却する形が一般的です。
実際には、社員証・健康保険証・入館カード・制服・会社支給スマホなどを、退職連絡後に自宅から発送して返却するケースも多く、会社へ直接持参しなくても手続きが進む場合があります。
特に退職代行を使った場合は、本人が出社せずに退職手続きを進めるため、返却物や退職届をレターパックなどの追跡可能な方法で送る流れになりやすいです。
レターパックは追跡できるため利用されやすい
レターパックは郵便追跡サービスに対応しているため、発送後に「いつ引き受けされたか」「配達完了したか」を確認できます。
退職代行を利用したあとでも、社員証や健康保険証などの返却物を会社へ確実に届けた記録を残しやすいため、実際に利用されることが多いです。
特に、対面で返却せず郵送だけでやり取りを終える場合は、追跡番号が残ることで「送っていない」といった行き違いを防ぎやすくなります。
レターパックで送ることが多い返却物
退職後に会社へ返却する物がある場合、「どこまでをレターパックで送っていいの？」「封筒に入る物ならまとめて返送して問題ない？」と迷う人も多いですよね。
ここでは、実際にレターパックで送られることが多い返却物の種類や、退職届を同封するケースについて順番に説明していきます。
社員証・保険証・鍵などの貸与物
レターパックで返送されることが多いのは、社員証・健康保険証・入館カード・会社の鍵など、退職時に会社へ返却が必要な貸与物です。
これらは厚みが少なく封筒に入れやすいため、対面で返却せずに郵送対応されるケースも多くあります。
特に健康保険証やセキュリティカード、ロッカー鍵などは退職後も手元に残っていると会社側で管理上の問題になるため、退職連絡後にレターパックでまとめて返送する流れになりやすいです。
退職届を同封して送るケースもある
退職代行を利用した場合は、社員証や健康保険証などの返却物と一緒に、署名・押印済みの退職届をレターパックへ同封して送るケースもあります。
会社へ出社せずに退職手続きを進める場合でも、退職届の原本提出を求められることがあるためです。
特に「退職届は郵送してください」と案内された場合は、返却物を別々に送らず、同じ封筒へまとめて入れて発送されることも多いです。
退職代行でレターパックを使う際の注意点
退職代行を利用したあとに会社へ返却物を送る場合、「とりあえず郵送すれば終わり」ではなく、送る方法や確認不足によって後からトラブルになるケースもあります。
ここでは、退職代行利用後にレターパックで返却物を送る際に注意したいポイントについて順番に説明していきます。
普通郵便ではなく追跡ありを選ぶ
退職代行を利用したあとに返却物を送る場合は、普通郵便ではなく、追跡番号が付くレターパックや簡易書留を選ぶほうが安全です。
普通郵便は配達状況を確認できないため、会社側から「届いていない」と言われても発送状況を証明しにくくなります。
一方で、レターパックは郵便局の追跡サービスで配達完了まで確認できるため、社員証や健康保険証などの重要書類を返送する方法として利用されやすいです。
返却漏れがないか発送前に確認する
発送前には、社員証・健康保険証・入館カード・会社の鍵・制服・名刺など、会社から貸与されていた物がすべて揃っているか確認しておく必要があります。
返却漏れがあると、あとから追加で郵送対応が必要になったり、会社側から連絡が来たりするためです。
特に、机の引き出しや通勤用バッグ、自宅へ持ち帰っていた備品に残っていないかを発送前に確認してからレターパックを封するほうが安全です。
発送控えや追跡番号は残しておく
レターパックで発送したあとは、発送控えと追跡番号を退職手続きが終わるまで残しておく必要があります。
追跡番号があれば、郵便局の追跡サービスで引受日や配達完了日を確認できるため、会社側から到着確認を求められた時にも説明しやすくなります。
退職代行を使ったあとに会社と直接やり取りしない場合でも、発送した事実を示せるように、控えの写真をスマホで撮って保管しておくと安心です。
レターパックで送る際の送り方のポイント
レターパックで会社へ返却物を送る時は、「ただ封筒に入れて発送するだけ」で済ませてしまうと、宛先ミスや返却漏れに気づかないまま手続きが進んでしまうことがあります。
ここでは、レターパックで返却物を送る際に押さえておきたい送り方のポイントについて順番に説明していきます。
返却物はまとめて入れて問題ない
社員証・健康保険証・入館カード・会社の鍵などの返却物は、同じレターパックにまとめて入れて問題ありません。
別々に送ると、会社側で受け取り確認をする回数が増えたり、一部だけ到着が遅れて返却漏れと判断されたりする可能性があります。
封入する前に返却物を一度並べて確認し、退職届や添え状を入れる場合も同じ封筒にまとめて発送すると、会社側でも中身を確認しやすくなります。
宛先と差出人を確認する
レターパックで返却物を送る前に、宛先の会社名・部署名・担当者名・郵便番号・住所を確認しておく必要があります。宛先に誤りがあると、会社に届かず差し戻されたり、別部署に届いて返却確認が遅れたりするためです。
差出人欄には自分の氏名・住所・電話番号を記入し、会社側が誰からの返却物かすぐ分かる状態にしてから発送します。
追跡番号で到着確認をする
レターパックを発送したあとは、控えに記載されている追跡番号を使って到着確認をします。
郵便局の追跡サービスに番号を入力すると、引受・通過・配達完了の状況を確認できるため、会社に返却物が届いたかを自分でも把握できます。
配達完了と表示された画面は、退職手続きが終わるまでスクリーンショットで残しておくと、あとから到着確認が必要になった時にも説明しやすいです。
まとめ
退職代行を利用したあとでも、社員証や健康保険証、鍵などの返却物はレターパックで郵送する方法が一般的です。
直接会社へ行く必要がなく、追跡番号で配達状況も確認できるため、安心して返送しやすい方法といえます。
発送前は、返却物に漏れがないかを確認し、宛先や差出人情報も正しく記入しておきましょう。
また、発送後は追跡番号や配達完了の記録を残しておくと安心です。
退職代行を利用したあとは会社とのやり取りに不安を感じる方もいますが、返却物をまとめて郵送し、記録を残しておけば落ち着いて対応できます。
事前に返却物を整理し、確実に返送することを心がけましょう。