目次
はじめに
「職務経歴書って、履歴書と何が違うの？」
「仕事内容はどのように書けば伝わりやすいの？」
「自己PRや実績はどこまで書けばいいの？」
と悩んでいませんか。
職務経歴書は、これまでの職歴をまとめるだけではなく、自分の経験や強みを採用担当者へ伝えるための書類です。
採用担当者は職務経歴書を見ながら、「どんな仕事をしてきたのか」「応募先で活かせる経験があるか」を確認しています。
そのため、ただ仕事内容を並べるのではなく、職務要約、職務経歴、スキル、自己PRといった基本構成に沿って整理することが大切です。
この記事では、職務経歴書の基本構成や各項目の書き方、作成時のポイントをわかりやすく紹介します。
職務経歴書は基本構成どおりに書けば作れる
職務経歴書は、特別な文章力がなくても、基本構成に沿って整理すれば作りやすくなります。
採用担当者は、文章の上手さよりも、職種、経験年数、担当業務、実績が短い時間で確認できるかを見ています。
そのため、最初から細かく書き込もうとするよりも、まずは読みやすい順番で情報を並べ、採用担当者が知りたい内容をすぐに見つけられる形に整えることが大切です。
採用担当者は「読みやすさ」を重視している
採用担当者は、職務経歴書を見ながら、職種や在籍期間、担当業務、実績などを短時間で確認しています。
そのため、「職務要約」「職務経歴」「活かせる経験・スキル」「自己PR」の順に整理されていると、内容が伝わりやすくなります。
反対に、文章が長すぎたり、仕事内容と実績が混ざっていたりすると、必要な情報を見つけにくくなってしまいます。
読みやすい職務経歴書を作るためには、1つの項目に1つの内容を書き、業務内容や実績をわかりやすく整理することが大切です。
採用担当者がスムーズに読めることで、これまでの経験や強みも伝わりやすくなります。
最初に職種・経験年数・実績が伝わることが重要
職務経歴書では、冒頭を見ただけで「どんな仕事を経験してきた人なのか」が伝わることが大切です。
採用担当者は、まず応募職種と経験が合っているかを確認するため、職種名や経験年数、主な実績を最初に見ています。
そのため、「営業職として3年」「事務職として5年」「月間売上120万円を担当」など、経験がイメージしやすい内容をまとめておくと、強みが伝わりやすくなります。
職務要約では、職種・経験年数・担当業務・実績を簡潔にまとめることで、職務経歴書全体の内容も理解してもらいやすくなります。
初心者はまず基本構成を整えることが優先
職務経歴書を初めて作る場合は、文章の上手さよりも、まず基本構成を整えることが大切です。
「職務要約」「職務経歴」「活かせる経験・スキル」「自己PR」の4項目をそろえておくと、採用担当者も内容を確認しやすくなります。
最初から自由に書き始めるのではなく、それぞれの項目に何を書くかを決めてから整理すると、内容の抜け漏れも防ぎやすくなります。
特に、職務要約には経験全体を簡潔にまとめ、職務経歴には担当業務や実績を分けて書くのがおすすめです。
まずは基本構成を整えることを意識すると、読みやすく伝わりやすい職務経歴書を作りやすくなります。
職務経歴書の基本構成一覧
職務経歴書は、決まった項目に沿って書くと、採用担当者が知りたい情報を順番に確認しやすくなります。
まずは、タイトル・日付・氏名で書類の基本情報を示し、職務要約でこれまでの経験を短く伝えます。
そのうえで、職務経歴、保有資格・スキル、自己PRを整理して書くことで、応募者の経験や強みがひと目で伝わる職務経歴書になります。
タイトル・日付・氏名
職務経歴書の上部には、書類名の「職務経歴書」と、作成日、氏名を記載します。
日付は提出日や送信日を記入し、氏名は履歴書と同じ表記でフルネームを書きましょう。
これらの情報があることで、「何の書類か」「いつ作成されたものか」「誰の書類か」がすぐに伝わります。
基本的な項目ですが、職務経歴書の第一印象にもつながるため、冒頭でわかりやすく整理しておくことが大切です。
職務要約
職務要約は、これまでの職種や経験年数、担当業務、実績を3〜5行程度でまとめる項目です。
採用担当者は最初に職務要約を確認するため、「どのような仕事を経験してきたのか」が簡潔に伝わることが大切です。
たとえば、「営業職として3年間、法人顧客を担当」「事務職として5年間、請求書作成や受発注業務を担当」のように、職種や業務内容がわかる形でまとめると伝わりやすくなります。
職務要約は職務経歴書の第一印象につながるため、内容を詰め込みすぎず、経験の概要がわかるように整理しておきましょう。
職務経歴
職務経歴では、これまで在籍した会社ごとに、在籍期間や担当業務、実績などをまとめます。
採用担当者はこの項目を見て、「どのような仕事を経験してきたのか」を確認しています。
そのため、在籍期間は年月まで記載し、担当業務も「法人営業」「請求書作成」「接客・販売」など、具体的にわかる表現を使うことが大切です。
また、会社ごとに同じ順番で情報を整理すると、経験や実績が伝わりやすくなります。
職務経歴は経験を詳しく伝える重要な項目なので、採用担当者が読みやすいように整理して記載しましょう。
保有資格・スキル
保有資格・スキルには、応募職種に関連する資格や業務で使えるスキルをまとめます。
資格は正式名称と取得年月を記載し、スキルは「Excelで関数を使った集計ができる」「Wordで文書作成ができる」など、実際にできる作業まで書くことが大切です。
採用担当者はこの項目を見て、入社後にどのような業務を担当できるかを確認しています。
職務経歴とあわせて整理しておくことで、自分の経験や強みをより伝えやすくなります。
自己PR
自己PRでは、これまでの業務で身につけた強みを具体的に伝えます。
「丁寧に対応できます」と書くだけではなく、「問い合わせ対応で対応履歴を記録し、確認漏れの防止に取り組んだ」のように、実際の行動もあわせて書くことが大切です。
採用担当者は、この項目から入社後の働き方や強みをイメージしています。
職務経歴で紹介した経験とつながる強みを1つに絞って伝えると、よりわかりやすい自己PRになります。
職務経歴書の職務要約の正しい書き方
職務要約は、職務経歴書の冒頭で採用担当者が最初に確認する部分です。
ここで職種、経験年数、担当してきた業務、実績が3〜5行で伝わると、その後の職務経歴や自己PRも読み進めてもらいやすくなります。
長く説明するよりも、最初の1文で「どの職種を何年経験した人なのか」を示し、続けて担当業務や数字で表せる成果を入れることが大切です。
3〜5行で簡潔にまとめる
職務要約は、これまでの経験を3〜5行程度で簡潔にまとめることが大切です。
まずは職種や経験年数を書き、そのあとに担当業務や実績をわかりやすくまとめましょう。
たとえば、「営業職として3年間、法人顧客への提案営業を担当」「月20社を担当し、新規契約の獲得に取り組んだ」といった形です。
採用担当者は最初に職務要約を確認するため、経験や強みが短時間で伝わる内容を意識してまとめてみましょう。
職種と経験年数を最初に書く
職務要約では、まず「どの職種を何年経験してきたか」を伝えることが大切です。
採用担当者は最初に経験の概要を確認するため、「営業職として3年間」「一般事務として5年間」のように、職種名と経験年数を最初に書くとわかりやすくなります。
最初に経験の軸が伝わることで、その後の担当業務や実績もスムーズに理解してもらいやすくなります。
職務要約を書くときは、職種と経験年数を冒頭にまとめることを意識してみましょう。
数字を入れて実績を伝える
実績を書くときは、「売上を伸ばした」「業務を改善した」だけではなく、できるだけ数字を入れて伝えることが大切です。
たとえば、「月間売上を120万円から150万円へ増加」「1日40件の問い合わせ対応を担当」のように書くと、成果の大きさが伝わりやすくなります。
採用担当者は数字を参考にしながら、経験や実績の規模を確認しています。
職務要約にも具体的な数字を入れることで、これまでの経験や成果をよりわかりやすく伝えられるでしょう。
職務経歴書の職務経歴の書き方
職務経歴は、これまで働いてきた会社や担当業務、仕事で出した成果を採用担当者に伝える中心部分です。
ただし、すべての仕事内容を長く並べると、どの経験が応募先で活かせるのかが見えにくくなります。
会社概要は短くまとめ、担当業務は内容ごとに整理し、売上、対応件数、担当社数、改善率などの数字を入れて書くことで、経験の量や成果が具体的に伝わりやすくなります。
会社概要は簡潔に書く
会社概要を書くときは、事業内容や従業員数など、会社の特徴がわかる情報を簡潔にまとめましょう。
たとえば、「ITサービス業・従業員120名・法人向けシステム開発」など、事業内容と規模が伝わる程度で十分です。
採用担当者は会社概要から、どのような環境で働いていたのかを確認しています。
会社説明が長くなりすぎると、担当業務や実績が目立ちにくくなるため、必要な情報に絞って記載することをおすすめします。
担当業務を整理して書く
担当業務を書くときは、実際に行っていた仕事がわかるように具体的にまとめることが大切です。
たとえば、「営業」だけではなく「法人顧客への提案」「見積書作成」、「事務」なら「電話対応」「受発注業務」のように記載すると伝わりやすくなります。
採用担当者は担当業務から、どのような経験を積んできたのかを確認しています。
業務内容を整理して書くことで、経験の幅や強みをよりわかりやすく伝えられるでしょう。
売上や件数など実績を数字で書く
実績を書くときは、できるだけ数字を使って具体的に伝えることが大切です。
たとえば、「月間売上150万円を担当」「法人顧客を月20社訪問」「問い合わせ対応を1日40件担当」のように書くと、経験や成果の規模が伝わりやすくなります。
採用担当者は数字を参考にしながら、担当していた業務量や実績を確認しています。
職務経歴に具体的な数字を入れることで、これまでの経験や成果をよりイメージしてもらいやすくなるでしょう。
応募職種に関係ある経験を優先する
職務経歴を書くときは、応募する仕事に関係する経験を優先してまとめることが大切です。
採用担当者は、「入社後に活かせる経験があるか」を確認しています。そのため、営業職なら提案や顧客対応、事務職なら書類作成やデータ入力など、関連する業務をわかりやすく伝えましょう。
応募職種に合った経験を先に書くことで、自分の強みや担当できる業務が伝わりやすくなります。
職務経歴を整理するときは、「応募先で活かせる経験はどれか」を意識してみましょう。
職務経歴書の自己PRの書き方
自己PRは、自分の強みをただ伝えるだけではなく、応募先でどのように活かせるのかまで示す部分です。
「責任感があります」「コミュニケーション力があります」といった言葉だけでは、採用担当者が実際の働き方をイメージしにくくなります。
そのため、強みを最初に示し、その理由となる行動や経験を続け、最後に実績や応募先での活かし方につなげて書くことが大切です。
強み→理由→実績の順で書く
自己PRでは、「強み→行動→実績」の流れでまとめると伝わりやすくなります。
たとえば、「正確に業務を進めることが強みです」と伝えたうえで、「請求書作成時は提出前に内容を確認していました」のように、実際の行動を書きます。
さらに、「月100件の請求書作成を担当した」などの実績を加えると、強みの根拠が伝わりやすくなります。
採用担当者が仕事での活躍をイメージしやすくなるため、強みだけで終わらせず、行動や実績まであわせて伝えましょう。
抽象表現だけで終わらせない
自己PRでは、「責任感があります」「コミュニケーション力があります」といった言葉だけで終わらせないことが大切です。
採用担当者は、その強みを仕事でどのように発揮してきたのかを確認しています。
そのため、「電話対応の内容を毎回記録し、対応漏れを防いだ」のように、実際の行動もあわせて伝えましょう。
強みと具体的な行動をセットで書くことで、自分の経験や長所がより伝わりやすくなります。
応募先に合わせて内容を調整する
自己PRは、すべての応募先で同じ内容を使うのではなく、仕事内容に合わせて調整することが大切です。
採用担当者は、自社の業務で活かせる経験や強みがあるかを確認しています。
そのため、営業職なら提案や顧客対応、事務職なら書類作成やデータ入力など、応募先に関連する経験を優先して伝えましょう。
求人票の内容を確認しながら強みを選ぶことで、自分の経験や実績をより効果的にアピールしやすくなります。
初心者向けの職務経歴書の例文
職務経歴書を初めて書くときは、完成形の例文を見ながら、自分の経験に近い書き方をまねると作りやすくなります。
営業職、事務職、接客・販売職では、採用担当者に伝えるべき経験や実績の見せ方が少しずつ違います。
そのため、自分の職種に近い例文を参考にしながら、担当業務、対応件数、売上、改善した内容などを具体的に入れて書くことが大切です。
営業職の例文
職務経歴書を初めて作る場合は、職種・経験年数・担当業務・実績がわかるようにまとめることが大切です。以下は営業職の職務要約と自己PRの例文です。
【例文】職務要約
法人営業として3年間勤務し、中小企業を中心に新規開拓営業および既存顧客フォローを担当してきました。顧客の課題をヒアリングし、最適なサービス提案を行うことで新規契約の獲得に取り組みました。月平均20社を担当し、年間売上目標を継続して達成した実績があります。
【例文】自己PR
私の強みは、お客様の課題を丁寧にヒアリングし、最適な提案につなげられることです。営業活動では訪問前に業界や企業情報を調査し、お客様ごとに提案内容を準備していました。その結果、新規顧客を年間15社獲得し、年間売上目標を達成しました。今後も相手のニーズを正確に把握し、成果につながる提案を行っていきたいと考えています。
事務職の例文
職務経歴書では、担当していた業務内容や実績が具体的に伝わるようにまとめることが大切です。以下は事務職の職務要約と自己PRの例文です。
【例文】職務要約
一般事務として5年間勤務し、請求書作成、受発注処理、データ入力、電話対応などの業務を担当してきました。社内外の関係者と連携しながら正確な事務処理を行い、月100件以上の請求書作成や受発注業務に対応してきた経験があります。
【例文】自己PR
私の強みは、正確かつ丁寧に業務を進められることです。請求書作成や受発注処理では、入力内容や金額に誤りがないか複数回確認し、ミスの防止を徹底していました。また、電話対応や問い合わせ対応では、内容を記録して情報共有を行い、対応漏れの防止にも取り組みました。今後も正確な事務処理と円滑なコミュニケーションを心がけ、業務をサポートしていきたいと考えています。
接客・販売職の例文
職務経歴書では、接客経験だけでなく、担当業務や実績がわかるようにまとめることが大切です。以下は接客・販売職の職務要約と自己PRの例文です。
【例文】職務要約
接客・販売職として4年間勤務し、商品の販売、レジ対応、売場づくり、在庫管理を担当してきました。お客様の要望を伺いながら商品提案を行い、店舗運営に携わってきた経験があります。繁忙期には1日100名以上のお客様対応を行い、売上向上にも取り組みました。
【例文】自己PR
私の強みは、お客様に合わせた丁寧な接客ができることです。ご要望やお悩みを伺いながら商品をご案内し、安心して購入していただけるよう心がけてきました。また、売場の整理や在庫確認をこまめに行い、商品を見つけやすい環境づくりにも取り組みました。その結果、リピーターのお客様からご指名をいただく機会もありました。今後もお客様目線を大切にしながら、売上向上とサービス品質の向上に貢献していきたいと考えています。
職務経歴書でよくあるNG例
職務経歴書は、経験をきちんと書いていても、読み方に負担がかかると採用担当者に強みが伝わりにくくなります。
仕事内容だけを並べたり、社内でしか通じない専門用語を多く使ったりすると、応募先で活かせる経験が見えにくくなるため注意が必要です。
文章が長すぎる
職務経歴書は、できるだけ簡潔にまとめることが大切です。
文章が長すぎると、採用担当者が職種や担当業務、実績を把握しにくくなってしまいます。
そのため、職務要約は3〜5行程度にまとめ、担当業務や実績も短い文章で整理しましょう。
また、「売上向上に貢献した」だけではなく、「月20社を担当」「月間売上150万円を達成」など、数字を交えて伝えると内容がわかりやすくなります。
採用担当者が短時間で内容を理解できるよう、読みやすさを意識してまとめることをおすすめします。
実績に数字が入っていない
実績を書くときは、できるだけ数字を使って具体的に伝えることが大切です。
「売上に貢献した」「多くのお客様に対応した」だけでは、成果の大きさが伝わりにくくなります。
たとえば、「月間売上120万円を担当」「1日30件の電話対応」「請求書を月100件作成」のように書くと、経験や実績をイメージしてもらいやすくなります。
採用担当者が短時間で内容を理解できるよう、実績には金額や件数などの数字を入れてみましょう。
仕事内容だけを書いている
職務経歴書では、仕事内容だけで終わらせないことが大切です。
「営業を担当した」「事務作業を行った」と書くだけでは、どのような成果を出したのかが伝わりにくくなります。
そのため、「法人顧客を月20社担当」「請求書を月100件作成」「月間売上120万円を担当」など、業務量や実績もあわせて記載しましょう。
仕事内容と実績をセットで伝えることで、これまでの経験や強みをよりわかりやすくアピールできます。
専門用語が多すぎる
職務経歴書では、専門用語を使いすぎないことも大切です。
社内だけで使われている略語や業界特有の言葉が多いと、採用担当者に内容が伝わりにくくなることがあります。
そのため、専門用語を使う場合は、「どのような業務で使ったのか」まで補足するとわかりやすくなります。
採用担当者がスムーズに内容を理解できるよう、できるだけわかりやすい言葉で仕事内容や実績を伝えることを意識しましょう。
採用担当者が読みやすい職務経歴書にするコツ
職務経歴書は、内容だけでなく、ひと目で読みやすい形に整えることも大切です。
採用担当者は多くの応募書類を確認するため、文章が詰まりすぎていたり、情報が探しにくかったりすると、経験や実績まで丁寧に読まれにくくなります。
A4で1〜2枚を目安にまとめ、担当業務や実績は箇条書きで整理し、項目ごとに余白を作ることで、必要な情報を短時間で確認しやすい職務経歴書になります。
A4で1〜2枚を目安にする
職務経歴書は、採用担当者が短時間で内容を確認できるよう、A4で1〜2枚程度にまとめるのがおすすめです。
職務要約や職務経歴、自己PRは必要な内容に絞り、読みやすさを意識して整理しましょう。情報が多すぎて3枚以上になると、伝えたい経験や実績が埋もれてしまうことがあります。
応募職種に関係する経験を優先しながら、無理なく読み進められるボリュームにまとめることが大切です。
箇条書きで整理する
職務経歴書では、担当業務や実績を箇条書きで整理すると読みやすくなります。
採用担当者は短時間で内容を確認するため、長い文章よりも、業務内容や実績がひと目でわかる形のほうが伝わりやすくなります。
たとえば、「見積書作成」「電話対応」「請求書処理」のように業務を分け、実績には「月100件処理」「月間売上120万円担当」など数字を添えるのがおすすめです。
情報を整理して記載することで、経験や実績をスムーズに理解してもらいやすくなります。
余白を作って見やすくする
職務経歴書は、文字を詰め込みすぎず、適度に余白を入れることも大切です。
見出しの前後や項目の間に余白があると、採用担当者が内容を確認しやすくなります。また、文字サイズや行間にも気を配り、1つの段落が長くなりすぎないように整理しましょう。
読みやすいレイアウトを意識することで、職種や経験、実績などの情報をスムーズに伝えやすくなります。
まとめ
職務経歴書を初めて作る場合は、「うまく書こう」と考えるよりも、まずは採用担当者が読みやすい形に整理することが大切です。
職種や経験年数、担当業務、実績がひと目で伝わるようにまとめるだけでも、職務経歴書の印象は大きく変わります。
また、実績にはできるだけ数字を入れ、自己PRでは強みだけでなく具体的な行動や成果まで伝えることを意識してみましょう。
最初から完璧な職務経歴書を作る必要はありません。基本構成に沿って内容を整理し、応募先に合わせて少しずつ調整していくことが大切です。
まずは自分の経験を書き出し、職種・担当業務・実績を整理するところから始めてみてください。採用担当者に伝わりやすい職務経歴書へ近づけるはずです。