はじめに
「内定通知書って、どんな形式で作ればいいの？」
「厚生労働省の形式って聞くけれど、何を書けばいいのか分からない…」
そんなふうに、いくつかテンプレートを見比べながら迷っていませんか。
内定通知書は、採用が決まったことを伝えるだけではなく、入社日や給与、勤務時間などの条件を確認するための大切な書類です。内容があいまいなまま渡してしまうと、あとから認識のズレにつながることがあります。
とはいえ、最初から難しく考える必要はありません。厚生労働省の形式に沿って、必要な項目を順番に入れていけば大丈夫です。この記事では、そのまま使えるテンプレートと、実際に書くときに押さえておきたい項目を、順を追って分かりやすく説明していきます。
厚生労働省形式の内定通知書テンプレート
内定通知書は、採用の意思を正式に伝えるだけでなく、「雇用条件をどのように明示するか」が重要になる書類です。
とくに厚生労働省が示している記載項目をベースに作成しておくことで、入社後の認識ズレやトラブルを防ぎやすくなります。ここでは、実務でそのまま使えるテンプレートと、編集・共有しやすいダウンロード用のフォーマットを紹介します。
そのまま使える厚生労働省形式のテンプレート
以下をそのままコピーし、会社名・氏名・日付・条件欄のみ書き換えて使用します。
内定通知書
令和〇年〇月〇日
〇〇〇〇 様
株式会社〇〇〇〇
代表取締役 〇〇〇〇拝啓
このたびは当社の採用選考にご応募いただきありがとうございました。
選考の結果、令和〇年〇月〇日付で貴殿を採用することを内定いたしましたので通知いたします。
記
１．採用予定日：令和〇年〇月〇日
２．配属予定部署：〇〇部〇〇課
３．職種：〇〇職
４．雇用形態：正社員
５．試用期間：〇か月（令和〇年〇月〇日〜令和〇年〇月〇日）
６．就業場所：〇〇県〇〇市〇〇
７．就業時間：〇時〇分〜〇時〇分（休憩〇分）
８．休日：土日祝、年間休日〇日
９．賃金：月給〇〇円（基本給〇〇円＋手当〇〇円）
１０．賞与：年〇回（会社業績および個人評価により支給）
１１．社会保険：健康保険・厚生年金・雇用保険・労災保険に加入
１２．その他：通勤手当〇円／上限、残業代は別途支給以上
なお、本内定は令和〇年〇月〇日までに承諾書の提出があった場合に正式決定とします。
敬具
内定通知書の記載項目
内定通知書は形式よりも「何を明記しているか」でトラブルの有無が大きく変わります。
とくに入社前の段階では、労働条件の伝え方があいまいだと認識のズレが起きやすいため、最低限記載すべき項目を漏れなく押さえておくことが重要です。ここでは、実務で必ず盛り込むべき基本項目を具体的に整理します。
必ず記載する項目
内定通知書は、「誰を、どの条件で、いつから採用するのか」が1枚で分かる状態にしておくことが大切です。必要な項目が抜けていると、入社後に条件の認識がずれる原因になります。まずは、内定通知書に必ず入れておきたい項目を確認していきましょう。
■必ず記載する項目
・発行日（令和〇年〇月〇日）
・宛名（氏名・フルネーム）
・会社名
・代表者名（代表取締役〇〇〇〇）
・採用予定日（入社日）
・配属予定部署
・職種
・雇用形態
・試用期間（開始日・終了日）
・就業場所
・就業時間（開始時刻・終了時刻・休憩時間）
・休日
・賃金（月給の内訳）
・社会保険の加入内容
・内定の効力条件
・承諾期限（令和〇年〇月〇日までに承諾書提出）
内定通知書作成時の注意点
内定通知書は一度送付すると内容の訂正が難しく、記載内容にズレや誤りがあると入社前後のトラブルにつながりやすい書類です。
とくに日付・金額・条件面などは1つの数字の違いがそのまま認識の食い違いになるため、作成段階での確認精度が重要になります。ここでは、実務でミスを防ぐために押さえておくべきポイントを整理します。
記載ミスを防ぐポイント
内定通知書は、内容が正しくても、氏名や日付、金額に1か所でも誤りがあると、受け取った側に不安を与えてしまいます。特に、数字や日付は見落としやすいため、送付前に確認の手順を決めておくことが大切です。ここでは、作成後に必ず確認しておきたいポイントを整理していきます。
■記載ミスを防ぐポイント
・作成者とは別の担当者が1回以上チェックする
・第三者が氏名・日付・数値を読み上げながら確認する
・氏名が履歴書や応募データと完全一致しているか確認する
・旧字体やスペースの有無まで確認する
・発行日を確認する
・採用予定日を確認する
・試用期間の開始日と終了日を確認する
・承諾期限を確認する
・記載した日付が実在するかカレンダーで確認する
・月給総額と基本給・手当の内訳が一致しているか再計算する
・総額と内訳の差が0円か確認する
・就業時間の開始時刻・終了時刻・休憩時間を確認する
・合計労働時間が法定内か計算する
・内定通知書の内容と内定通知メール・求人票の内容を見比べる
・同じ項目の数値や文言が一致しているか確認する
まとめ
内定通知書は、「誰を・いつから・どの条件で採用するのか」を、日付や金額、時間で分かりやすく伝えるための書類です。
作成するときは、テンプレートを使いながら、発行日・氏名・入社日・給与・就業時間などを具体的な数字で記載していけば問題ありません。条件をはっきり書いておくことで、あとから認識がずれるのを防ぎやすくなります。
また、氏名や日付、給与の内訳などは間違いやすいため、送付前に別の担当者にも確認してもらうと安心です。
迷ったときは、「テンプレートに沿って書く」「数字で具体的に書く」「最後に複数人で確認する」の3つを意識すると、スムーズに内定通知書を作成できます。