目次
はじめに
「退職後の会社への返却物って、郵送で送っても失礼にならないの？」
「制服や社員証はどうやって送ればいいの？送料は自分で払うのかな…」と悩んでいませんか。
実際には、退職後の返却物は郵送で対応するケースも多く、送り方や梱包方法、添え状の書き方を事前に確認しておけば、落ち着いて返送できます。
ただし、会社から返却方法を指定されている場合や、送料負担のルールが決まっている場合もあるため、自己判断で送ってしまうと行き違いになることもあります。
この記事では、退職後の返却物を郵送する時の基本的な送り方から、添え状の書き方、送料負担の考え方、郵送時の注意点まで、順を追ってわかりやすく説明していきます。
退職後でも返却物は郵送で返して問題ない
退職後に会社へ返却するものがある場合、「わざわざ会社へ行かないといけないの？」「郵送で送っても失礼にならない？」と不安になる人も多いですよね。
ここでは、退職後に返却物を郵送する際の基本的な流れと、発送前に確認しておきたいポイントを順番に説明していきます。
直接返却できない場合は郵送対応になることが多い
退職日までに会社へ行けない場合や、最終出社日と退職日が別になっている場合は、貸与物を郵送で返却する形になることが多いです。
実際には、社員証・健康保険証・制服・PCなどをまとめて段ボールへ入れ、退職後に会社指定の住所へ発送する流れで対応されます。
特に、有給消化で最終出社後にそのまま退職日を迎えるケースでは、出社して直接返却する機会がないため、郵送での返却対応になることが一般的です。
発送前に会社へ返却方法を確認しておく
返却物を郵送する前に、どの住所へ送るのか、着払いと元払いのどちらで送るのか、返却期限はいつまでかを会社へ確認しておく必要があります
。会社によっては「総務部宛に送付」「○月○日必着」「PCは緩衝材で梱包」など返却方法を指定している場合があるため、事前確認をせずに発送すると、送り先の間違いや受け取り不可になる可能性があります。
退職後に郵送で返却するもの一覧
退職後に返却物を郵送することになった場合、「何を返せばいいの？」「会社から借りていた物ってどこまで含まれる？」と迷う人も多いですよね。
ここでは、退職後に郵送で返却することが多い代表的な返却物を順番に確認していきます。
社員証・保険証・入館証
退職後に郵送で返却するものとして多いのが、社員証・健康保険証・入館証です。社員証や入館証は、社内への出入りや本人確認に使われているため、退職後も手元へ残しておくことはできません。
また、健康保険証は退職日の翌日以降は使用できなくなるため、退職日当日または翌日までに返却を求められることがあります。
これらはカード類のため、封筒の中で折れたり傷ついたりしないよう、クリアファイルや厚紙へ挟んで郵送する形が一般的です。
パソコン・スマホ・制服・鍵などの貸与物
会社から貸与されていたパソコン・社用スマホ・制服・ロッカー鍵・セキュリティカードなども、退職後に郵送で返却する対象になります。
特に、ノートPCやスマートフォンは業務データや社内情報が入っているため、電源を切った状態で緩衝材へ包み、段ボールへ固定して発送する形が一般的です。
また、鍵やセキュリティカードが返却されないままになると、会社側で交換費用や再発行対応が必要になるため、ほかの返却物とまとめて期限内に郵送する必要があります。
退職後の返却物を郵送する時の基本ルール
退職後に返却物を郵送する際は、「とりあえず送れば大丈夫だろう」と思ってしまいがちですが、送り方によっては会社側と行き違いになることがあります。
ここでは、退職後の返却物を郵送する際に確認しておきたい送り方やマナーを順番に説明していきます。
基本は元払いで送る
退職後の返却物を郵送する場合は、送料を差出人側が負担する元払いで送る形が一般的です。
着払いで発送すると、会社側で受け取りを拒否されたり、経理確認が必要になったりする場合があるため、事前に会社から指定がない限りは元払いで発送する必要があります。
特に、社員証や保険証だけでなく、パソコンや制服など複数の貸与物をまとめて返送する場合でも、発送時に送料を支払った状態で送る形が基本になります。
会社指定がある場合は確認する
返却物を郵送する時は、会社から発送方法や返送先の指定が出ていないか事前に確認しておく必要があります。
会社によっては、「ヤマト運輸指定」「○○支店宛」「PCと保険証は別梱包」「退職日から3日以内に発送」など、返却方法を細かく指定している場合があります。
指定内容を確認せずに発送すると、担当部署へ届かなかったり、再発送を求められたりする可能性があるため、案内された方法に合わせて返送することが重要です。
添え状を同封すると丁寧
返却物を郵送する時は、返送内容を書いた添え状を同封すると、会社側で確認しやすくなります。
添え状には、退職日・氏名・返却物の内容を簡潔に記載し、「社員証1枚」「健康保険証1枚」「ノートPC1台」など、封入した物が分かる形でまとめるのが一般的です。
添え状が入っていると、受け取った担当者が開封後すぐに内容確認できるため、返却漏れや確認連絡の行き違いを防ぎやすくなります。
壊れやすい物は梱包して送る
ノートパソコン・スマートフォン・モニターなど壊れやすい返却物は、発送中に破損しないよう梱包して送る必要があります。
特に、精密機器をそのまま段ボールへ入れると、配送中の衝撃で画面割れや故障が起きる可能性があるため、緩衝材やエアキャップで包み、箱の中で動かない状態に固定して発送する形が一般的です。
また、充電器や付属ケーブルも貸与品に含まれている場合があるため、本体と一緒にまとめて梱包して返却します。
退職後の返却物を郵送する時の添え状例文
退職後に返却物を郵送する時、「添え状って絶対に必要？」「どこまで丁寧に書けばいいの？」と迷う人も多いですよね。
ここでは、退職後の返却物を郵送する時に使いやすい添え状の書き方と、簡潔にまとめるポイントを順番に説明していきます。
短い文章でも問題ない
返却物に同封する添え状は、長文で書かなくても問題ありません。
退職日・氏名・返却物の内容を簡潔に記載し、「お世話になりました。貸与物を返却いたしますので、ご確認をお願いいたします。」程度の文章でも、返送目的は十分伝わります。
内容が短くまとまっていると、受け取った担当者も確認しやすくなるため、無理に長い文章を書く必要はありません。
お礼と返却内容を簡潔に書く
添え状を書く時は、退職時のお礼と返却物の内容を簡潔にまとめる形で問題ありません。
「在職中はお世話になりました。本日、社員証・健康保険証・ノートPCを返送いたしますので、ご確認をお願いいたします。」のように、感謝の言葉と返却内容を2〜3文でまとめる形が一般的です。
返却物の内容が書かれていると、会社側でも開封後すぐに確認しやすくなります。
退職後に返却物を郵送する時の注意点
退職後の返却物を郵送する際は、送り方だけでなく「いつ送るか」「発送後にどう管理するか」も重要になります。
ここでは、退職後に返却物を郵送する時に気をつけたい期限管理や発送記録のポイントを順番に説明していきます。
返却期限を過ぎないようにする
返却物を郵送する時は、会社から指定された返却期限を過ぎないように発送する必要があります。
特に、健康保険証や入館証などは、退職日以降に使用できなくなるため、「退職日当日まで」「退職後3日以内」など期限を決められている場合があります。
返却が遅れると、会社側で回収確認ができず、催促連絡や再確認対応が必要になるため、発送日と到着予定日を逆算して手続きすることが重要です。
発送控えや追跡番号を残しておく
返却物を郵送した後は、配送伝票の控えや追跡番号を残しておく必要があります。
特に、社員証・健康保険証・ノートPCなど重要な貸与物を返送する場合は、配送状況を確認できる方法で送っておくと、「未着になっている」「会社側で確認できていない」といった時でも発送日時や配達完了状況を確認できます。
発送控えを保管していないと、返却済みかどうか証明しにくくなるため、受領確認が終わるまでは手元へ残しておくことが重要です。
まとめ
退職後の返却物は、必ずしも会社へ持参する必要はなく、郵送で対応できることが多くあります。
有給消化中や退職後に出社しない場合でも、事前に会社へ確認しておけばスムーズに返却できます。
郵送する際は、返送先や期限、送料負担の有無を確認し、社員証や健康保険証、会社貸与品などを漏れなくまとめて送りましょう。
添え状を同封したり、追跡できる方法で発送したりすると、後から確認しやすく安心です。
退職後の手続きは不安に感じやすいものですが、一つずつ確認しながら進めれば難しいことはありません。
返却物の準備と発送方法を事前に整理して、気持ちよく退職手続きを終えましょう。