はじめに
「これまでの仕事内容をどこまで書けばいいのだろう」
「実績はあるのに、うまくアピールできない」と手が止まってしまうことはありませんか。
実際、職務要約は職歴を短くまとめるだけではなく、採用担当者が最初に目を通す重要な項目です。
この記事では、職務要約に数字を入れるメリットや具体的な書き方、数字がない場合の工夫まで分かりやすく解説します。
採用担当者に伝わりやすい職務要約を作るためのポイントを、順を追って説明していきます。
職務要約で数字を使うと伝わりやすくなる
職務要約は限られた文字数の中で経験や実績を伝える必要があるため、採用担当者が短時間で内容を把握できる書き方が重要です。
特に売上額や担当件数、チーム人数、改善率などの数字を活用すると、担当していた業務の規模や成果が具体的に伝わりやすくなります。
ここでは、なぜ職務要約に数字を入れると評価されやすくなるのか、その理由について詳しく解説します。
採用担当者は数字から実績の大きさを見ている
採用担当者は、数字から実績の大きさや担当していた業務の規模を確認しています。
そのため、「営業を担当した」だけではなく、「法人顧客150社を担当」「年間売上を1億2,000万円から1億5,000万円へ拡大」のように数字を入れることが大切です。
数字があると経験の内容が伝わりやすくなり、職務要約も具体的に評価してもらいやすくなります。
抽象的な表現だけでは仕事内容が伝わりにくい
「営業を担当した」「顧客対応を行った」といった表現だけでは、仕事内容の規模や成果が伝わりにくくなります。
「法人顧客120社を担当」「1日平均40件の問い合わせに対応」のように数字を加えると、実際にどのような業務をしていたのかを具体的にイメージしてもらいやすくなります。
職務要約では、できるだけ数値を交えて伝えることを意識してみてください。
職務要約の説得力が変わる
数字を入れると、職務要約の説得力は大きく変わります。
例えば、「売上向上に貢献した」よりも、「年間売上を8,000万円から9,600万円へ拡大した」と書いた方が、成果の大きさを具体的に伝えられます。
数字を交えて表現することで、実績の裏付けが明確になり、採用担当者にも伝わりやすくなります。
職務要約で使える数字の見つけ方
職務要約に数字を入れた方がよいと分かっていても、「自分の仕事は数字で表せない」「どの数字を書けばよいのか分からない」と悩む方は少なくありません。
ここでは、職務要約に取り入れやすい数字の見つけ方と、数値化しにくい仕事でも経験を分かりやすく伝えるコツについて解説します。
売上・契約数・対応件数などの成果数値
職務要約に使う数字で迷ったときは、売上額や契約件数、受注件数、対応件数を確認してみてください。
例えば、「年間売上1億2,000万円」「月間契約30件」「1日平均50件の問い合わせ対応」などは、成果や業務量を伝えやすい数字です。
普段の業務記録や実績を振り返ると、職務要約に使える数字が見つかることもあります。
担当人数やプロジェクト規模の数字
担当人数やプロジェクト規模も、職務要約で使いやすい数字の一つです。
「部下10名をマネジメント」「15名のプロジェクトを担当」「利用者5,000名規模のシステム導入に携わった」など、数字があると業務の規模が伝わりやすくなります。
まずは、担当していた人数や案件の規模を振り返ってみてください。
改善率・達成率など変化を伝える数字
改善率や達成率など、変化が分かる数字も職務要約で役立ちます。
例えば、「受注率を15％から22％へ向上」「作業時間を月40時間から28時間へ削減」「売上目標達成率120％を継続」といった形です。
数字で変化を示すことで、どのような成果を出したのかを具体的に伝えやすくなります。
数字がない仕事で職務要約を書くコツ
売上などの数字がない仕事でも、対応件数や担当人数、勤務期間などを職務要約に活用できます。
例えば、「1日平均30件の問い合わせ対応」「月200件の受発注処理」「5名の新人教育を担当」といった数字です。
成果だけにこだわらず、日々の業務を振り返ってみると、意外と数字が見つかることもあります。
数字を使った職務要約の書き方
職務要約に数字を盛り込んでも、書き方によっては採用担当者に内容が伝わりにくくなることがあります。
ここでは、数字を効果的に活用しながら、読み手に伝わりやすい職務要約を書くポイントを解説します。
結論から先に書く
数字を使った職務要約では、最初に実績や経験の要点を書くことが大切です。
例えば、「法人営業として年間売上1億2,000万円を担当」のように結論を先に示すと、採用担当者は経験内容をすぐに把握できます。
その後に担当業務や実績の詳細を続けることで、内容も伝わりやすくなります。
仕事内容と数字をセットで書く
数字を書くときは、仕事内容とセットで伝えることが大切です。
例えば、「年間売上1億円」だけではなく、「法人営業として年間売上1億円を担当」と書くと、担当業務と実績をまとめて伝えられます。
仕事内容と数字を結び付けることで、職務要約の内容がより伝わりやすくなります。
100〜200文字程度にまとめる
職務要約は、100〜200文字程度を目安にまとめると読みやすくなります。
長すぎると要点が伝わりにくくなるため、職種や業務内容、数字を使った実績を中心に整理することが大切です。
必要な情報を絞って簡潔にまとめると、経験の概要が伝わりやすくなります。
専門用語を増やしすぎない
職務要約では、専門用語を使いすぎないことも大切です。
専門用語だけを並べるよりも、担当顧客数100社や月間商談50件のように数字を添えると、業務内容が伝わりやすくなります。
数字で業務規模を示すことで、経験のイメージもしやすくなります。
数字を入れる前と後の職務要約例
職務要約で「数字を入れた方がよい」と言われても、実際にどのように変わるのかイメージしにくい方もいるでしょう。
ここでは、営業職・事務職・接客サービス職を例に、数字を入れる前と後の職務要約を比較しながら、採用担当者に伝わりやすい書き方を確認していきます。
営業職
営業職の職務要約では、数字がない場合とある場合で伝わり方が大きく変わります。
例えば、「法人営業を担当し、売上拡大に取り組みました」という表現では担当規模や成果を把握できません。
一方で、「法人顧客120社を担当し、年間売上1億2,000万円を管理、前年比120％を達成しました」と記載すると、担当件数、売上規模、成果を具体的に確認できます。
数字を加えることで、営業実績の大きさを判断しやすくなります。
事務職
事務職の職務要約でも、数字を加えることで業務内容が伝わりやすくなります。
例えば、「受発注業務や電話対応を担当しました」という表現では業務量を把握できません。
一方で、「月300件の受発注処理と1日平均40件の電話対応を担当しました」と記載すると、担当していた業務量を具体的に確認できます。
数字を加えることで、事務処理の規模や担当範囲を判断しやすくなります。
接客・サービス職
接客・サービス職の職務要約でも、数字を入れることで業務内容を具体的に伝えられます。
例えば、「接客業務を担当しました」という表現では担当規模が分かりません。
一方で、「1日平均150名の来店客対応を担当し、スタッフ8名のシフト管理も行いました」と記載すると、接客件数や担当範囲を把握しやすくなります。
数字を加えることで、業務量や担当していた役割を判断しやすくなります。
職務要約でよくある失敗例
職務要約では数字を活用すると実績が伝わりやすくなりますが、数字を入れれば入れるほど評価されるわけではありません。
ここでは、職務要約で数字を使う際によくある失敗例と、避けるためのポイントを解説します。
数字を盛りすぎてしまう
職務要約では、数字を大きく見せようとせず、事実をそのまま書くことが大切です。
面接で実績の根拠を聞かれることもあるため、説明できる数字を使うようにしましょう。
数字は大きさよりも正確さを意識したほうが、信頼感につながります。
数字だけ並べて仕事内容が分からない
数字を使うことは大切ですが、数字だけを並べても仕事内容は伝わりません。
どのような仕事を担当し、どのような実績を出したのかをセットで書くことが大切です。仕事内容と数字を組み合わせることで、経験や実績がより分かりやすく伝わります。
細かすぎる数値を入れすぎる
職務要約では、数字を多く入れすぎないことも大切です。
細かな数値を並べるよりも、年間売上額や担当顧客数、達成率など、代表的な数字に絞ったほうが内容は伝わりやすくなります。
特に伝えたい実績を整理して、分かりやすくまとめましょう。
実績を書きすぎて長文化する
職務要約では、実績をたくさん書けばよいわけではありません。
数字を詰め込みすぎると文章が長くなり、伝えたい強みが見えにくくなります。
担当業務を代表する実績に絞って、簡潔にまとめることを意識しましょう。
まとめ
職務要約で数字を使うと、経験や実績を具体的に伝えやすくなります。
売上額だけでなく、担当件数や顧客数、勤務期間なども立派なアピール材料です。
大切なのは、数字を並べることではなく、仕事内容と結び付けて分かりやすく伝えることです。
無理に大きな数字を使う必要はありません。事実に基づいた数字を選び、簡潔にまとめるだけでも、経験や強みは十分伝わります。
これまでの仕事を振り返りながら、自分らしい職務要約を作ってみてください。