目次
はじめに
インターンシップでフィードバックをもらったあと、「返信メールは送った方がいいのかな」「『ありがとうございました』だけでも失礼にならないのかな」と迷っていませんか。
担当者から丁寧なアドバイスや評価を受けたものの、いざ返信しようとすると、どんな内容を書けばよいのか分からず、メール作成画面の前で手が止まってしまうことがありますよね。
この記事では、返信メールが必要かどうかの考え方をはじめ、そのまま使える例文、失礼になりにくい書き方や送るタイミングまで、順を追って分かりやすく説明していきます。
インターンシップのフィードバック返信メールは返信した方がいい？
インターンシップ後にフィードバックメールを受け取ると、「返信した方が印象が良いのかな」「返信しないと失礼にあたるのでは」と迷う方も多いでしょう。
実際には、返信した方がよい場合もあれば、返信がなくても問題になりにくい場合もあり、状況によって判断が異なります。
ここでは、返信が望ましいケースと、返信しなくても失礼になりにくいケースをそれぞれ紹介します。
返信した方がよいケース
返信した方がよいのは、企業からメールでフィードバックを受け取り、その内容に対して返信できる状況の場合です。
特に、担当者が個別に評価や改善点を伝えてくれたときや、「ご確認ください」「ご不明点があればご連絡ください」といった案内がある場合は、受け取った当日から翌日までを目安に、お礼と今後に活かす意思を2〜4文程度で返信すると、内容を受け止めた姿勢が伝わりやすくなります。
返信しなくてもよいケース
返信しなくても失礼になりにくいのは、参加者全員に同じ内容が一斉送信されているフィードバックメールや、返信不要と明記されている案内を受け取った場合です。
このようなメールは情報共有を目的として送られていることが多いため、返信しなくてもマナー違反と受け取られる可能性は低いです。
フィードバック返信メールで最低限入れたい内容
フィードバック返信メールは長文にする必要はありませんが、相手への感謝と受け止めた姿勢が伝わる内容を盛り込むことが大切です。
内容を詰め込みすぎるよりも、最低限押さえたいポイントを簡潔にまとめた方が、読みやすく好印象につながります。
ここでは、返信メールに入れておきたい基本的な内容を順番に紹介します。
感謝の気持ちを伝える
返信メールでは、冒頭でフィードバックへの感謝をはっきり伝えます。
「お忙しい中、丁寧なフィードバックをいただき、ありがとうございました」のように、何に対して感謝しているのかを具体的に書くと、気持ちが伝わりやすくなります。
まず感謝を伝えることで、その後の文章も自然につながります。
学びになった内容を簡潔に伝える
フィードバックを受けて印象に残った内容や気づきを、1つに絞って簡潔に伝えます。
「ご指摘いただいた報告の進め方について、自分の課題を見直すきっかけになりました」のように、どの内容が学びになったのかを具体的に書くと、フィードバックを受け止めたことが伝わりやすくなります。
今後に活かしたい姿勢を伝える
返信の最後には、フィードバックを今後に活かしたい姿勢を一文で伝えます。
「ご指摘いただいた内容を今後の学習や就職活動に活かしてまいります」のように、改善へ取り組む意思を簡潔に示すことで、前向きに受け止めていることが伝わります。
インターンシップのフィードバック返信メール例文
インターンシップの形式やフィードバックの内容によって、返信メールに適した書き方は少し異なります。
ただし、どの場面でも感謝の気持ちを伝え、フィードバックを今後に活かす姿勢を簡潔に示すことが基本です。
ここでは、状況別にそのまま参考にしやすい返信例文を紹介します。
選考型インターンの返信例文
〇〇株式会社
〇〇様お世話になっております。〇〇です。
このたびは、お忙しい中、選考型インターンのフィードバックをいただき、誠にありがとうございました。
ご指摘いただいた内容を真摯に受け止め、今後の選考や自己成長に活かしてまいります。
貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。今後ともよろしくお願いいたします。
〇〇
改善点に触れられた場合でも、言い訳をせず感謝と今後に活かす姿勢を伝えるだけで十分です。
選考が続く場合は、「次回の選考でも活かしてまいります」と一文を加えても自然です。
1dayインターンの返信例文
〇〇株式会社
〇〇様お世話になっております。〇〇です。
このたびは、1dayインターン終了後に貴重なフィードバックをいただき、誠にありがとうございました。
いただいたアドバイスを今後の学びや就職活動に活かしてまいります。
貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。今後ともよろしくお願いいたします。
〇〇
フィードバックの内容で印象に残った点があれば、一文だけ具体的に触れると、内容をしっかり受け止めたことが伝わりやすくなります。
個別フィードバックをもらった場合の返信例文
〇〇株式会社
〇〇様お世話になっております。〇〇です。
このたびは、丁寧なフィードバックをいただき、誠にありがとうございました。
いただいたご指摘を真摯に受け止め、今後の学びや就職活動に活かしてまいります。
貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。今後ともよろしくお願いいたします。
〇〇
改善点が中心の内容でも、言い訳や長い反省を書く必要はありません。
感謝、内容を受け止めたこと、今後に活かす姿勢の3点を簡潔に伝えれば十分です。
フィードバック返信メールを書くときの注意点
フィードバック返信メールは、感謝の気持ちを伝えることが大切ですが、伝え方によってはかえって読みにくくなったり、意図とは違う印象を与えたりすることがあります。
ここでは、返信メールを書く際に意識したい注意点を紹介します。
長文になりすぎないようにする
返信メールは、感謝、学び、今後に活かす姿勢の3点を5〜8文程度にまとめると読みやすくなります。
長文になると伝えたい内容が分かりにくくなるため、1つの内容を繰り返したり、経緯を詳しく説明したりせず、要点だけを簡潔に伝えることが大切です。
言い訳や反論を書かない
フィードバックへの返信では、「そのときは時間がありませんでした」「本来は違う意図でした」など、評価に対する言い訳や反論は書かないようにします。
理由を説明すると、フィードバックを受け入れていない印象につながるため、内容を受け止めたことと今後に活かす姿勢を伝えることを優先します。
過剰なお礼にならないようにする
感謝の気持ちは必要ですが、「本当にありがとうございました」を何度も繰り返したり、お礼だけで文章を長くしたりする必要はありません。
冒頭で感謝を伝えたうえで、学びや今後に活かす姿勢を続けて書くと、簡潔で読みやすい返信になります。
まとめ
インターンシップでフィードバックをもらうと、「何と返信すればいいのだろう」と悩むものですが、難しく考える必要はありません。
大切なのは、上手な文章を書くことではなく、時間をかけてフィードバックを伝えてくれた相手への感謝と、その内容を今後に活かしたいという気持ちを素直に伝えることです。
返信するか迷ったときは、個別にフィードバックをもらった場合は返信を検討し、一斉送信や「返信不要」と案内されている場合は無理に返信しなくても問題ありません。
返信する場合も、長文を書く必要はなく、感謝・学び・今後に活かす姿勢の3点を簡潔にまとめれば十分です。
フィードバックへの返信は、評価を変えるためのものではなく、社会人として丁寧にコミュニケーションを取る機会の一つです。
形式にとらわれすぎず、誠実な気持ちが伝わる一通を心がけましょう。