目次
はじめに
職務経歴書は、厚生労働省が公開している公式テンプレートを使い、担当してきた業務内容や実績を事実ベースで簡潔にまとめる形が、もっとも無理がなく、書類選考でも通過しやすい方法です。というのも、採用担当者が確認したい「職歴の流れ」「どんな仕事をしてきたか」「どの程度の成果を出してきたか」といった情報が、最初から見やすい順番と適切なボリュームで並んでいるためです。装飾を凝ったり、自分なりの言い回しを工夫しすぎたりすることで、かえって評価が分かれにくくなる心配もありません。
そもそも職務経歴書は、履歴書の補足資料ではなく、これまでの仕事の中で「何を担当し」「どんな立場や役割を担い」「どのような結果につなげてきたのか」を、短い時間で伝えるための書類です。公式フォーマットでは、職歴を時系列で整理しながら、日々の業務内容、具体的な実績、そこから身についたスキルや強みを自然な流れで書き出せるようになっています。そのため、初めて職務経歴書を作る人や、「これで伝わっているだろうか」と迷いを減らしたい人ほど、安心して使いやすい形だといえます。
職務経歴書には何を書く書類なのか
職務経歴書に書くべきなのは、これまでどんな仕事をしてきて、どんな結果を出してきたのかを、採用担当者がぱっと見て理解できるよう整理した事実の情報です。読んだ感想や前向きな気持ちを伝える場ではなく、あくまで仕事の経過が客観的に分かる内容が求められます。
そのため、「どの会社に在籍していたのか」「日々どんな業務を担当していたのか」「チームや組織の中でどの立場だったのか」「その結果、どのような成果につながったのか」といった点を軸にまとめていくと、読み手の判断がぶれにくくなります。採用側が知りたい情報を順番に確認できる形に整えることで、短時間でも経歴の全体像が伝わりやすくなります。
履歴書との違いとは？混ぜて書くと選考で不利になる理由
履歴書は、これまでの経歴を一覧で確認するための書類であり、職務経歴書は、その中でどんな仕事をしてきたのかを具体的に伝えるための資料です。そのため、履歴書に書いた職歴をそのまま並べ直しただけでは、採用担当者は「この人は何が得意なのか」「どんな強みがあるのか」をイメージしにくくなってしまいます。
職務経歴書では、日々どんな業務を任されていたのか、組織の中でどんな役割を担っていたのか、仕事を進めるうえで工夫した点は何かなど、履歴書の枠内では書ききれない中身を補っていくことが大切です。そうすることで、単なる経歴の羅列ではなく、その人らしい仕事の積み重ねが伝わる内容になります。
採用担当者は職務経歴書のどこをチェックしているのか
採用担当者が職務経歴書を見るときに意識しているのは、その人が積み重ねてきた業務経験と、それが別の環境でも活かせそうかという再現性です。自社に入社した場合、同じように力を発揮できそうか、どの業務を任せられそうかを想像しながら、一つひとつ確認しています。
そのため、実際にどんな業務を担当していたのか、どんな結果につながったのかが具体的に書かれていないと、経験の厚みや強みが見えにくくなってしまいます。内容がぼんやりしていると、判断の材料が足りず、そこで評価が止まってしまうことも少なくありません。
「自己PRが苦手」な人でも書ける前提の考え方
自己PRの言葉が思い浮かばないと感じる場合でも、無理にひねり出す必要はありません。これまでの仕事で起きた事実を一つずつ整理していくだけで、職務経歴書としての内容は十分に成り立ちます。たとえば、売上がどう変化したのか、作業時間がどれくらい短縮されたのか、任される業務の範囲がどう広がっていったのかなど、結果や変化を書き出していくと、自然と自分の強みが見えてきます。
大切なのは、印象よく見せようとして言葉を飾ることではなく、実際に行ってきた業務や取り組みを、ありのまま正確に記載する姿勢です。その積み重ねが、読み手にとっては信頼できる情報となり、職務経歴書の評価にもつながっていきます。
厚労省の職務経歴書テンプレートはどれを選ぶべき？
厚生労働省の職務経歴書フォーマットは、Word形式のものを選び、基本的にはレイアウトを変えずに、そのまま中身を整理して提出する形がいちばん安心です。文字の大きさや行間を大きく調整する必要もなく、決められた枠に沿って書いていくだけで、全体のバランスが自然に整います。
Word形式であれば、文章の修正や追加がしやすく、応募先に合わせて表現を少し整えたいときにも手間がかかりません。採用担当者にとっても内容を追いやすいため、書類選考の場面でも扱いやすさが安定しやすくなります。
▽厚生労働省の公式職務経歴書（Word）のダウンロードはこちら
Word・Excel・PDFはどれが無難？提出形式の考え方
Word形式は、文章の書き直しや行間の調整がしやすく、採用担当者にとっても画面上で読み進めやすい点が大きなメリットです。内容を見直しながら少しずつ整えていく作業も、負担を感じにくく進められます。
Excel形式は、普段から表計算に慣れている人にとっては使いやすい一方で、閲覧する環境によっては文字の位置がずれたり、全体のバランスが崩れて見えたりすることがあります。PDFはレイアウトを固定できる安心感はありますが、あとから修正する手間がかかるため、最初の作成段階にはあまり向いていません。
内容を詰めながら調整していく段階では、修正のしやすさと見やすさの両方を兼ね備えたWord形式が、もっとも扱いやすい形式だといえます。
公式テンプレートが向いている人・向いていない人
公式テンプレートは、これまでの職歴を時系列で整理して伝えたい人や、職務経歴書を書くこと自体にまだ慣れていない人にとって、取り組みやすい形です。決まった流れに沿って書いていくことで、どこに何を書けばいいのか迷いにくくなります。
一方で、専門職としての経験が中心だったり、複数のプロジェクトを並行して担当してきた場合には、業務内容や実績を補足する工夫が必要になることもあります。それでも、あくまで土台として公式フォーマットを使い、その上で内容を丁寧に肉付けしていけば、読みづらくなったり評価が下がったりする心配はありません。
ハローワーク以外に提出するときも使って問題ないのか
厚生労働省の職務経歴書フォーマットは、民間企業への応募でも安心して使うことができます。公的機関が示している標準的な書式のため、「形式が合っていない」という理由だけで評価が下がることはありません。
それよりも大切なのは、どの書式を使っているかではなく、その中に何が書かれているかです。応募先の仕事内容を思い浮かべたときに、これまでの経験や成果が具体的に伝わる内容になっているかどうかが、判断のポイントになります。
書き始める前に整理しておくべきこと
職務経歴書は、いきなり書き始めるかどうかで、仕上がりの完成度が大きく変わります。事前に頭の中を整理しないまま書き出してしまうと、情報があちこちに散らばり、読み手が流れを追いにくい書類になりがちです。
どんな業務をどの順番で伝えるのか、どこで成果を示すのかをあらかじめ整えておくことで、内容に無駄がなく、伝えたい点がすっと伝わる職務経歴書になります。
職務経歴をすべて書くと逆効果になる理由
これまで担当したすべての職務を細かく書き出してしまうと、本当に伝えたい大切な経験が、ほかの情報に埋もれてしまいやすくなります。採用担当者が知りたいのは、あくまで応募している職種に関わる経験や、そこから生まれた成果です。
そのため、関連性の低い業務については要点だけを簡潔にまとめ、評価につながりやすい職務や実績に情報を集めたほうが、内容はぐっと伝わりやすくなります。読む側が「ここを見れば分かる」と感じられる整理を意識することで、職務経歴書全体の印象も整っていきます。
古い職歴はどこまで書けばいいのか
古い職歴については、今のスキルや仕事の方向性につながる部分だけを残す形が、無理のない整理になります。現在に近い職務内容や実績から、評価されるポイントが十分に伝わるのであれば、キャリアの初期にあたる職歴は、細かく書き込まなくても概要レベルで問題ありません。
すべてを同じ熱量で並べるよりも、全体の流れが把握できる程度に整理しておくことで、読み手は経歴を追いやすくなります。結果として、直近の経験や強みが自然と目に入りやすくなり、職務経歴書全体の読みやすさも保たれます。
「アピールできる経験がない」と感じたときの考え方
目立った成果や分かりやすい実績がなくても、これまで担当してきた業務の範囲や、役割がどう変わってきたかは、それ自体が大切な経験です。たとえば、任される仕事の量が少しずつ増えていったことや、後輩の指導を任されるようになったこと、日々の作業を進めやすくするために手順を見直したことなども、立派な事実として書くことができます。
特別な出来事を探そうとしなくても、日常業務の中で起きた変化や積み重ねを丁寧に拾い上げていけば、職務経歴書としての内容は十分に成り立ちます。無理に成果を誇張せず、実際に行ってきたことを落ち着いて整理することが、結果的に伝わりやすい書類につながります。
職務経歴欄はどう書くと評価されやすいのか
職務経歴欄は、日々の業務内容と、その結果として何が生まれたのかが結びついて読める形になっているほど、評価が安定しやすくなります。ただ仕事内容を箇条書きで並べるだけでは、採用側は「どこがポイントなのか」を判断しにくくなってしまいます。
どんな役割を担っていたのか、その立場で何を意識して取り組み、どんな結果につながったのかが自然につながって伝わる構成にすることが大切です。業務と成果の関係がすっと理解できる形になっていると、読み手も安心して経歴を評価しやすくなります。
時系列と逆時系列、読みやすいのはどちらか
直近の経験が重視されやすい職種では、逆時系列でまとめたほうが、全体を把握しやすくなります。いま担当している、もしくは直前まで行っていた職務内容が最初に目に入るため、採用担当者も「この人に何を任せられそうか」をイメージしやすくなるからです。
一方で、職種を変えてきた背景や、キャリアの積み重ねそのものを見てほしい場合には、時系列で整理したほうが、これまでの流れや一貫性が伝わりやすくなります。どちらが正解というよりも、現在応募している仕事ともっとも近い経験が、無理なく目に入る並びになっているかどうかを意識することが大切です。
業務内容はどこまで具体的に書くべきか
業務内容は、第三者が読んだときに「どんな仕事をしていたのか」が自然に思い浮かぶくらいまで具体化しておくと、内容が伝わりやすくなります。「営業業務」「事務全般」といった言葉だけではなく、どんな商材を扱っていたのか、どこまでの業務を担当していたのか、どの工程に関わっていたのかを少し補足するだけで、受け取られ方は大きく変わります。
一つひとつの作業手順を細かく説明する必要はありませんが、担当していた範囲や役割が分かる情報は欠かせません。読み手が仕事内容を具体的に想像できる状態を意識することで、職務経歴書としての評価も安定しやすくなります。
数字で示せない仕事をどう表現すればいいか
数字として示しにくい仕事であっても、業務の中で起きた変化や結果を言葉で伝えることは十分にできます。たとえば、作業の流れがスムーズになった、ミスが起きにくくなった、対応できる件数が増えたなど、取り組む前と後で何がどう変わったのかを示すだけでも、成果は伝わります。
数値が出せないからといって書かずに省略してしまうのではなく、実際に起きた改善や、任される役割が広がった事実を、そのまま丁寧に書くことが大切です。そうした積み重ねが、読み手にとっては十分な判断材料となり、職務経歴書の評価にもつながっていきます。
「活かせる能力」「自己PR」には何を書けばいいのか
「活かせる能力」や「自己PR」は、新しいエピソードを付け足すための欄ではなく、職務経歴欄に書いてきた事実を、あらためて整理し直す場所です。これまでの業務や実績の中から、共通していた動き方や役割をすくい上げるイメージでまとめると、内容に無理が出にくくなります。
経験の中に繰り返し出てきた強みや特徴を、短い言葉で整理するだけでも十分です。事実ベースで積み重ねてきた内容をそのまま要約した形になっていれば、それが自然と評価につながっていきます。
職務内容と同じことを書くのはNG？
同じ出来事をもとに書いても、まったく問題はありません。ただし、職務内容の欄では「具体的に何を担当したのか」を伝え、この欄では「その経験がどんな力として発揮されていたのか」に視点を切り替えて表現することが大切です。
たとえば売上管理を任されていた経験であれば、単なる作業内容として終わらせるのではなく、数字を継続的に把握する力や、関係部署と調整しながら進める力としてまとめ直します。そうすることで、読み手は業務の経験をそのまま能力としてイメージしやすくなります。
強みが分からない人がやりがちな失敗
強みを「特別な成果が出た経験」に限定してしまうと、書けることが何もないように感じてしまいがちです。でも実際には、長く任され続けていた業務や、日々安定して対応してきた役割そのものが、十分に評価の対象になります。
目立つ結果だけを探そうとせず、実務の中で繰り返し使ってきた力に目を向けてみてください。難しい言葉に言い換えなくても、普段の仕事で自然に発揮してきたことを、そのままの表現で書いたほうが、かえって内容は伝わりやすくなります。
未経験・ブランクがある場合の職務経歴書の書き方
未経験の分野に挑戦する場合や、ブランクがある場合でも、これまでの経験の中から活かせる要素を整理することは十分にできます。過去の仕事を振り返ることで、今につながる部分は必ず見つかります。
たとえ業界や職種が異なっていても、関係者との調整を行ってきた力や、報告・連絡・相談を丁寧に行う姿勢、ミスなく正確に業務を進めてきた点などは、どの職場でも共通して評価されやすいポイントです。空白期間があることを理由に引け目を感じる必要はなく、実際に身につけてきた行動や仕事への向き合い方を、そのまま能力としてまとめていく形が、職務経歴書としても自然な伝え方になります。
見た目で評価を下げないための書式ルール
職務経歴書は、書いてある内容そのもの以前に、「すっと読めるかどうか」で印象が分かれやすい書類です。ぱっと目を通したときに情報の流れが追いやすく、どこに何が書いてあるのかが迷わず分かるだけで、実務に慣れている人という印象を持たれやすくなります。
内容が整理されている職務経歴書は、それだけで仕事の進め方が丁寧そう、情報をまとめる力がありそうと感じてもらいやすいものです。特別な表現を使わなくても、読みやすさを意識して整えること自体が、評価につながる大切なポイントになります。
職務経歴書はA4何枚までが現実的か
職務経歴書の分量は、A4で1〜2枚に収める形がいちばん安心です。1枚にまとめようとして文字を詰め込みすぎると読みづらくなり、逆に2枚を超えてしまうと、どこが大切なのかが伝わりにくくなってしまいます。
職歴が多い場合でも、応募先にとって重要な経験や成果を中心に整理していけば、内容は十分に2枚以内に収まります。無理に全部を書こうとせず、伝えるべきポイントを絞ることで、全体がすっきりと読みやすい職務経歴書になります。
フォント・文字サイズ・行間はどこまで気にすべきか
フォントは、特別なものを選ぶよりも、標準的で見慣れたものを使い、文字サイズは10.5〜11.5ポイント前後にすると、無理なく読み進めてもらいやすくなります。小さすぎず大きすぎない文字は、画面でも紙でも目が疲れにくく、内容に集中しやすい印象を与えます。
行間をぎゅっと詰めてしまうと、全体に圧迫感が出てしまうため、ほどよく余白を残すほうが、書いてあることが自然と頭に入りやすくなります。色や装飾で目立たせようとするよりも、整った見た目を大切にしたほうが、落ち着いた印象になり、結果として評価も安定しやすくなります。
表形式と文章形式、読みやすいのはどちらか
業務内容や実績は、箇条書きやシンプルな表で整理しておくと、読み手が内容を素早く理解しやすくなります。どんな仕事をしてきたのかが視覚的に把握できるため、要点が自然と目に入りやすくなります。
ただし、表を使いすぎてしまうと、職歴全体の流れがつかみにくくなることもあります。職歴ごとの区切りでは文章で背景や役割を伝え、その中で業務内容や成果を箇条書きで整理するなど、文章と箇条書きをバランスよく使い分ける形が、もっとも読みやすい構成になります。
職務経歴書の提出前に必ず確認したい最終チェック
提出前にきちんと確認するかどうかで、職務経歴書の印象は大きく変わります。内容そのものがしっかりしていても、日付のズレや表記の揺れ、ちょっとした抜け漏れがあると、「大丈夫かな？」と読み手に余計な不安を感じさせてしまいます。
最終チェックで全体を通して見直すことで、伝えたい内容に集中して読んでもらえる状態になります。細かな部分まで整っている職務経歴書は、それだけで丁寧に仕事を進める人という印象につながりやすくなります。
履歴書と職務経歴書の内容にズレがないか
職務経歴書と履歴書の間で、在籍していた期間や職務内容に食い違いがあると、内容そのもの以前に信頼性が下がってしまいます。言葉の言い回しが多少違うこと自体は問題ありませんが、いつからいつまで働いていたのか、職歴の並び順が合っているかといった基本的な部分は、必ず揃えておく必要があります。
特に年月の表記や数字は、読み手が注意深く確認するポイントです。提出前には、履歴書と職務経歴書を並べて見比べながら、日付や数字にズレがないかを最後にチェックすることが大切です。そうしたひと手間が、安心して読んでもらえる書類につながります。
応募求人のキーワードがきちんと入っているか
求人票に書かれている業務内容や、求める人物像と、自分の職務経歴書の内容が自然につながっているかは、必ず一度確認しておきたいポイントです。読み手が「この経験は、うちの仕事にも近そうだな」と無理なく想像できるかどうかが大切になります。
専門用語を増やして難しく見せる必要はありませんが、仕事内容と共通する言葉や表現がまったく含まれていないと、せっかくの経験も伝わりにくくなってしまいます。求人票を横に置きながら、共通点が自然に言葉として表れているかを意識して整えることで、内容のつながりが分かりやすくなります。
採用担当者が一瞬で理解できる構成になっているか
最初に目に入る職務概要や直近の職歴を見ただけで、「どんな経験を積んできた人なのか」が自然と伝わる構成になっているかを、一度立ち止まって確認してみてください。採用担当者は、最初の数秒で全体像をつかもうとしています。
細かい説明をすべて読まなくても、おおよその経歴や強みが把握できる状態であれば、職務経歴書としての完成度はぐっと高まります。まず目に入る部分で安心して読み進めてもらえるかどうかが、大切なポイントになります。
よくある不安と間違いやすいポイント
職務経歴書は、書いてある内容そのものよりも先に、「形式は大丈夫かな」「常識的に問題はないかな」といった点で不安を感じられてしまうことも少なくありません。そこに引っかかってしまうと、本来伝えたい経験や強みまで見てもらいにくくなってしまいます。
あらかじめ基本的なポイントを押さえておくだけで、そうした余計な不安や失点は防ぐことができます。安心して中身を読んでもらえる状態を整えることも、職務経歴書では大切な準備のひとつです。
職務経歴書は手書きでないとダメなのか
職務経歴書は、現在ではパソコンで作成するのが一般的です。手書きでなければ評価が下がるということはなく、むしろ文字がはっきりして読みやすく、内容の修正や調整もしやすい点から、パソコン作成のほうが実務的だと受け取られやすい傾向があります。
企業側から特別な指定がない限り、無理に手書きにする必要はありません。読み手が内容に集中できる形を選ぶという意味でも、パソコンで整えて作成するほうが安心です。。
志望動機を書かないと不利になる？
職務経歴書に、志望動機まで書く必要はありません。志望動機については、履歴書の欄や別紙で確認されることが多く、職務経歴書ではこれまでの経験や身につけてきた能力を整理して伝えることが優先されます。
それぞれの書類には役割があり、それを混ぜてしまうと、読み手が何を見ればいいのか分かりにくくなってしまいます。職務経歴書は仕事の中身に集中する書類だと割り切ることで、全体の構成もすっきりとし、読みやすさが保たれます。
ファイル名や提出方法で選考に影響はあるのか
ファイル名が分かりにくかったり、提出形式が指定と異なっていたりすると、それだけで印象を下げてしまうことがあります。中身を開く前の段階で手間がかかると、読み手に余計な負担を与えてしまうからです。そのため、「職務経歴書_氏名」のように、見ただけで内容と持ち主が分かる名前にしておくと安心です。
提出方法についても、求人案内に書かれている指示にきちんと従うことが大切です。特別な工夫を加えなくても、指定どおりに整っているだけで、丁寧で配慮のある印象につながります。余計なことをしない、という姿勢そのものが評価されやすくなります。
まとめ
職務経歴書は厚生労働省の公式フォーマットを土台にして、応募している職種と直結する職務内容や成果だけを整理し、そのまま提出する形がいちばん確実です。あれこれ工夫を加えるよりも、必要な情報を迷いなく伝えられる状態を優先するほうが、結果的に安心感につながります。
余計な装飾や独自のアレンジをせず、実際に行ってきた事実を簡潔に並べていくことで、採用担当者は「どんな経験があり」「同じように活躍できそうか」を短い時間で判断しやすくなります。読み手が内容に集中できる形であることが大切です。
公式フォーマットは、職歴の並び方や業務内容の書き方、身についた能力の整理までが、あらかじめ想定された構造になっています。そのため、形式面で迷われにくく、書類選考でも減点されにくい作りになっています。
大切なのは、経験をすべて書き出すことではありません。評価につながる情報を、読みやすい形で残すことです。この前提を守っていれば、特別な実績や目立つ表現がなくても、職務経歴書としては十分に役割を果たしてくれます。