目次
はじめに
「内定誓約書を返送する封筒って、どう書けばいいんだろう？」
「“様”と“御中”の使い分けが合っているのか不安…」
そんなふうに、封筒と書類を前にして、どう書き始めればいいか迷っていませんか。
内定誓約書は、入社の意思を正式に伝える大切な書類です。だからこそ、封筒も相手に失礼のない形で整えておきたいですよね。
とはいえ、「どこに何を書くのか」「横書きと縦書きはどちらなのか」など、細かな部分は迷いやすいものです。
この記事では、封筒の表面・裏面それぞれの書き方を、見本を見ながらそのまま真似できる形で順を追って説明していきます。ひとつずつ確認していけば、安心して返送できる状態まで整えられます。
内定誓約書の封筒の書き方
内定誓約書を郵送するときは、封筒の書き方ひとつで相手に与える印象が変わります。
とはいえ、難しく考える必要はなく、宛名や「内定誓約書在中」といった最低限のルールを押さえておけば問題ありません。ここでは、そのまま真似すれば迷わず書けるように、表面と裏面それぞれの具体的な記入例を確認していきます。
内定誓約書の封筒の表面の記入例
郵便番号は右上、住所はその下に都道府県から建物名まで縦書きで記載します。会社名は中央より右、部署名と宛名はその左に書き、担当者名が分かる場合は「様」、分からない場合は「採用担当者様」とします。
左下には赤字で「内定誓約書在中」と書いて赤枠で囲み、切手は左上に貼ります。縦型封筒なので、表面は全て縦書きでそろえれば問題ありません。
内定誓約書の封筒の裏面の記入例
封筒の裏面は、封をしたあとに中央の継ぎ目部分へ「〆」または「封」と記入します。差出人情報は左下にまとめ、郵便番号・住所・氏名の順で縦書きにします。
郵便番号は住所の左側、住所は都道府県から部屋番号まで省略せずに書きます。氏名は住所の左隣に、姓と名の間を1文字分空けて記載します。数字は「一丁目二番三号」のように漢数字でそろえると、縦書きでも整って見えます。
内定誓約書の封筒を書くときの最低限のルール
封筒の宛名や記載内容が整っていても、サイズ選びや書類の入れ方が適切でないと、開封時の印象や受け取る側の手間に影響します。また、添え状を入れるかどうかも迷いやすいポイントです。
ここでは、実際に郵送する場面で困らないように、封筒のサイズや書類の入れ方、添え状の必要性といった最低限押さえておくべきルールを具体的に確認していきます。
封筒サイズと書類の入れ方
内定誓約書を送る封筒は、三つ折りで入れる場合は長形3号、折らずに送る場合は角形2号を使います。A4用紙を三つ折りにすると長形3号に収まり、折り目を付けたくない場合は、A4のままクリアファイルに入れて角形2号へ入れます。
三つ折りにする場合は、下から先に折り、次に上を重ねる形で3つに折ります。そのまま封筒へ入れるときは、書類の上端が封筒の取り出し口側に向く向きで入れます。折らずに送る場合も、クリアファイルに入れた状態で、書類の上側が封筒の口側になる向きで入れれば問題ありません。
添え状の有無
添え状は必須ではありませんが、内定誓約書を返送する場合は、1枚付けておくと丁寧です。入れる順番は、一番上に添え状、その下に内定誓約書を重ねます。
添え状には、宛名・日付・氏名と、「内定誓約書を返送いたします。ご査収のほどよろしくお願いいたします。」程度の短い文章を書けば十分です。書類が複数ある場合も、添え状を一番上にして、下に返送書類を順番に重ねて入れます。
内定誓約書の封筒を書くときの注意点
封筒の書き方や準備が一通りできていても、宛名の敬称を間違えたり、封の仕方や書類の入れ方に不備があると、それだけで印象を下げてしまうことがあります。特に、提出書類は企業側が最初に目にするやり取りになるため、小さなミスでも気づかれやすい場面です。ここでは、実際によくある間違いに絞って、事前に防げるポイントを具体的に確認していきます。
宛名・敬称の間違い
宛名は、会社名・部署名・担当者名を正式名称で書き、敬称は最後に1つだけ付けます。
会社名だけなら「株式会社〇〇 御中」、担当者名まで書くなら「株式会社〇〇 人事部 採用担当者様」とします。「御中」と「様」を一緒に使う必要はありません。
また、「株式会社」は「（株）」に省略せず、前株・後株もそのまま書いておくと安心です。担当者名が分からない場合は、「採用ご担当者様」としておけば問題ありません。
封の仕方・入れ方
封筒は、のりでしっかり閉じて、セロハンテープは使わないようにします。閉じたあとは、継ぎ目の中央に「〆」または「封」と書いておけば大丈夫です。
書類は向きをそろえて入れます。三つ折りの場合は、下から折って上を重ね、開いたときに正面が上になる向きで封筒へ入れます。
折らずに送る場合は、クリアファイルに入れたまま、書類の表面と封筒の表面が同じ向きになるように入れておくと、受け取った側もそのまま確認しやすくなります。
まとめ
内定誓約書の封筒は、見本どおりに「誰に・何を送るか」が分かる形で書けば問題ありません。宛名は正式名称で書き、担当者名がある場合は「様」、会社や部署宛ての場合は「御中」と使い分けます。表面には「内定誓約書在中」、裏面には自分の住所と氏名を書いておけば安心です。
封筒は、三つ折りなら長形3号、折らずに送るなら角形2号を選びます。書類は向きをそろえて入れ、添え状がある場合は一番上に重ねます。最後にのりで封をして、「〆」または「封」を書けば完成です。
細かく感じるかもしれませんが、1つずつ確認しながら進めれば難しくありません。図解どおりに整えれば、そのまま安心して送れます。