目次
はじめに
「内定をもらったけれど、電話でどう断ればいいんだろう…」
「何をどう話せばいいのか分からなくて、発信ボタンを押せない…」
そんなふうに、電話をかける前の段階で迷っていませんか。
内定辞退の電話は、普段なかなか経験しないものだからこそ、「最初に何を言うのか」「理由はどこまで伝えるのか」と悩みやすいものです。失礼にならないか不安で、なかなか動けなくなる方も少なくありません。
ただ、あらかじめ話す内容を決めておけば、電話は3〜5分ほどで終わることがほとんどです。早めに直接伝えることで、相手にも丁寧な印象が伝わります。
この記事では、電話で内定を辞退するときの流れと、そのまま使える例文を順を追って紹介していきます。初めてでも迷わず伝えられるように、最初の切り出し方から最後の締め方まで、やさしく整理していきます。
内定辞退は電話で断るべき？
内定辞退はメールでも伝えることはできますが、実際の就活の現場では「電話で直接伝える方法」が基本とされています。
企業側は採用にあたり、面接日程の調整や選考対応、内定後の受け入れ準備などに時間と人手をかけているため、辞退の連絡はできるだけ早く、かつ相手に確実に伝わる手段を選ぶことが重要です。
その点で電話は、その場で意思が伝わり、認識のズレや行き違いを防げる連絡方法です。ではなぜ電話での連絡が基本とされているのか、その理由を具体的に確認していきましょう。
電話で伝えるのが基本
電話で伝えるのが基本とされるのは、その場で辞退の意思をきちんと伝えられ、認識のズレが起こりにくいためです。
電話であれば、「内定を辞退したいこと」「一身上の都合であること」「選考してもらったお礼」を1〜3分ほどで順番に伝えられます。担当者から質問があっても、その場で答えられるため、やり取りが長引きにくいです。
また、企業側も電話を受けた時点で次の採用準備に進めるため、メールだけの場合に起こりやすい「見落とし」や「返信待ち」を防げます。
少し緊張するかもしれませんが、短い時間で終わることがほとんどなので、内容を決めてから落ち着いて伝えれば大丈夫です。
内定を電話で断る際の伝え方
電話で内定を断るときは、いきなり理由を話すのではなく、順番に沿って伝えることで、相手に誤解なく意思が伝わります。
実際には「名乗り→お礼→辞退の意思→理由→締め」の流れで話すと、1分〜2分程度で簡潔にまとめることができます。
また、事前に話す内容を決めておけば、電話中に言葉に詰まることも防げます。ここでは、実際の電話でそのまま使える流れと例文を確認していきましょう。
電話での断り方の流れ
電話で内定を辞退するときは、流れをあらかじめ決めておくと落ち着いて話しやすくなります。
まず、平日の10時〜17時ごろに会社へ電話をかけ、担当者につないでもらいます。担当者が出たら、自分の名前と、内定をもらったことを伝えたうえで、「本日は内定辞退の件でお電話いたしました」と用件を先に伝えます。
そのあと、「このたびは内定をいただき、ありがとうございました」とお礼を伝え、「慎重に検討した結果、今回は辞退させていただきたく存じます」と結論を話します。理由は、「一身上の都合です」と短く添える程度で問題ありません。
もし理由を聞かれた場合だけ、答えられる範囲で簡潔に伝えましょう。最後に「お時間をいただき、ありがとうございました」と伝えて終えれば大丈夫です。電話は3分ほどで終わることがほとんどなので、ひとつずつ順番に話せば十分に伝わります。
そのまま使える電話例文
電話で何を話せばいいか迷う場合は、最初から最後まで一度に読める形で用意しておくと安心です。実際の電話では、以下の流れでそのまま伝えれば、1〜2分ほどで丁寧に辞退の意思を伝えられます。
お世話になっております。
〇月〇日に内定のご連絡をいただきました〇〇と申します。
本日は内定辞退のご連絡でお電話いたしました。
このたびは内定をいただき、誠にありがとうございました。
慎重に検討した結果、今回は辞退させていただきたく存じます。
理由は一身上の都合です。
お忙しいところお時間をいただき、ありがとうございました。失礼いたします。
電話での内定辞退の注意点
内定辞退の電話は、内容だけでなく「いつ・どのタイミングで・どんな話し方をするか」によって、相手に与える印象が大きく変わります。
たとえば、同じ内容でも就業時間外にかけてしまったり、結論が分かりにくい話し方になってしまうと、必要以上にマイナスな印象を持たれてしまうことがあります。
余計なトラブルや誤解を避けるためにも、電話をかける時間帯や伝え方のポイントを事前に押さえておくことが重要です。ここでは、実際に意識すべき具体的な注意点を確認していきましょう。
内定辞退の電話をかける時間帯とタイミング
内定辞退の電話は、平日の10時〜11時半、または14時〜17時ごろにかけるのが安心です。お昼休みの12時〜13時や、始業直後・終業前は忙しいことが多いため、少し避けたほうがつながりやすくなります。
また、辞退を決めたら、できるだけその日のうち、遅くても翌営業日までに連絡しましょう。早めに伝えることで、相手も次の対応を進めやすくなります。
もし電話がつながらなかった場合は、2〜3時間ほど空けて、もう一度だけかけ直せば大丈夫です。慌てて何度もかける必要はありません。落ち着いて、つながりやすい時間に連絡してみてください。
印象を悪くしないポイント
印象を悪くしないためには、最初に「誰が・何の用件か」をはっきり伝え、結論を先に話すことが大切です。
電話がつながったら、自分の名前と内定をもらったことを伝えたうえで、「内定辞退の件でお電話しました」と最初に用件を伝えましょう。そのあとに、「内定をいただき、ありがとうございました」とお礼を伝え、「今回は辞退させていただきたく存じます」と続ければ大丈夫です。
理由は、「一身上の都合です」と短く伝える程度で問題ありません。無理に詳しく説明しようとすると、かえって話が長くなってしまいます。
また、少しゆっくりめのペースで、相手の話を最後まで聞いてから返すようにすると、落ち着いた印象になります。最後に「お時間をいただき、ありがとうございました」と添えれば、丁寧に伝えられます。
まとめ
内定辞退はメールでもできますが、相手にきちんと伝わりやすいのは電話です。電話であれば、その場で辞退の意思を伝えられるため、行き違いや返信待ちを防げます。
話す内容は、「名乗る→お礼を伝える→辞退の意思を伝える→理由を短く添える」の順番で十分です。理由も「一身上の都合です」とひと言で問題ありません。
電話をかける時間は、平日の10時〜11時半、14時〜17時ごろが安心です。辞退を決めたら、できるだけ当日中、遅くても翌営業日までに連絡しましょう。
少し緊張するかもしれませんが、事前に話す内容を決めておけば、電話は3分ほどで終わることがほとんどです。順番どおりに落ち着いて伝えれば、丁寧に気持ちを伝えられます。