はじめに
「転職するときに卒業証明書は必ず必要？」
「内定先から提出を求められたけれど、手元になくても大丈夫？」と不安になっていませんか。
入社手続きの案内メールに「卒業証明書を提出してください」と書かれていて、卒業した学校へ取りに行く必要があるのか、発行が入社日に間に合わなかったらどうなるのかと迷うこともあります。
この記事では、転職で卒業証明書を求められるケースや提出するタイミング、すぐに用意できない場合の対応方法を解説します。
転職では卒業証明書が必要になる場合がある
転職では卒業証明書を必ず提出するわけではなく、中途採用では履歴書や職務経歴書だけで選考が進むケースもあります。
提出が必要になるケースと、転職先が卒業証明書を確認する理由を順に見ていきましょう。
中途採用では提出を求められないケースが多い
中途採用では、履歴書や職務経歴書に記載した学歴・職歴をもとに選考が進み、卒業証明書を求められないケースも多くあります。
求人票や応募案内の提出書類に記載がなければ、応募時に自分から用意する必要はありません。
ただし、内定後に提出を求められることもあるため、採用担当者から案内があれば準備しましょう。
第二新卒や公務員などでは提出を求められることがある
第二新卒では卒業からの期間が短いため、応募資格や学歴を確認する目的で卒業証明書を求められることがあります。
公務員への転職でも、受験資格や採用条件を確認するために提出が必要になる場合があります。
求人票や募集要項の「提出書類」「必要書類」を確認し、指定されている場合は期限までに用意しましょう。
転職先が卒業証明書を求める理由
転職先が卒業証明書を求める主な理由は、履歴書に記載された学歴に間違いがないか確認するためです。
学校名や学部・学科、卒業年月などを証明書と照らし合わせることで、応募者が申告した学歴を確認します。
提出を求められた場合は、学校が正式に発行した卒業証明書を指定された方法で提出しましょう。
転職先から卒業証明書を求められるタイミング
転職先から卒業証明書の提出を求められる時期は、企業や採用手続きによって異なります。
いつ提出が必要になるのか、選考段階ごとのタイミングを確認していきましょう。
内定後から入社手続きの間に求められることが多い
卒業証明書は、内定後から入社手続きまでの間に提出を求められることが多くあります。
企業から届く入社手続きの案内に卒業証明書が必要書類として記載されていたら、提出期限を確認しましょう。
発行までに時間がかかることもあるため、期限に間に合うよう学校へ申請して準備します。
書類選考や面接時に提出を求められる場合もある
応募資格や最終学歴を確認するため、書類選考や面接の段階で卒業証明書を求められる場合もあります。
必要なタイミングや提出方法は、求人票や応募案内、面接案内などに記載されているのが一般的です。
提出が指定されている場合は、選考日程に間に合うよう早めに学校へ発行を申請しましょう。
転職先に提出する卒業証明書の準備方法
卒業証明書の提出を求められたら、まず卒業した学校の窓口や郵送、オンラインなど利用できる申請方法を確認します。
発行日から何カ月以内などの条件が設けられている場合もあるため、有効期限についても提出前に転職先へ確認しましょう。
卒業校への申請方法と発行にかかる日数
卒業証明書は、卒業した学校の窓口や郵送、学校によってはオンラインでも申請できます。
窓口では当日発行できる場合がありますが、郵送では1週間前後かかることもあります。
提出期限に間に合うよう、卒業校の公式サイトで申請方法や発行日数を確認してから手続きを進めましょう。
卒業証明書と卒業証書の違い
卒業証明書は、学校を卒業したことを証明するため、卒業後に学校へ申請して発行してもらう書類です。
一方、卒業証書は卒業時に本人へ渡されるもので、基本的に再発行されません。
転職先から「卒業証明書」と指定された場合は、卒業証書ではなく卒業校へ申請して用意しましょう。
原本・コピー・厳封は転職先の指定を確認する
卒業証明書を提出するときは、原本とコピーのどちらが必要なのかを確認します。
学校が封筒に入れて封をする「厳封」を指定された場合は、受け取った封筒を開けずにそのまま提出します。
案内に提出方法が記載されていなければ、申請前に採用担当者へ確認しておくと安心です。
発行日からの有効期限は転職先に確認する
卒業証明書には一律の有効期限はありませんが、転職先から「発行から3カ月以内」などと指定される場合があります。
以前取得したものが手元にあっても、指定された期間を過ぎていれば新たに発行してもらう必要があります。
期限の記載がない場合は、手元の証明書を使えるか採用担当者へ確認してから準備しましょう。
卒業証明書を期限までに提出できない場合の対応
卒業証明書の発行が提出期限に間に合わないと分かった場合は、期限を過ぎる前に採用担当者へ連絡し、提出できる予定日を伝えます。
提出できないまま自己判断で拒否したり連絡せず放置したりせず、状況が分かった時点で転職先へ伝えることが大切です。
採用担当者へ早めに連絡して提出予定日を伝える
卒業証明書が期限に間に合わないと分かったら、できるだけ早めに採用担当者へ連絡します。
卒業校へ申請済みであることを説明し、「○月○日に提出予定です」のように具体的な日付を伝えましょう。
あわせて、期限の延長や後日提出が可能か確認しておくと、その後の対応を進めやすくなります。
卒業証明書を用意できない場合は学校と転職先へ確認する
卒業証明書を発行できない場合は、まず卒業校や証明書の発行を引き継いでいる窓口へ問い合わせます。
そのうえで、発行できない理由を採用担当者へ伝え、代わりに提出できる書類があるか確認しましょう。
代替書類を案内された場合は、転職先の指示に沿って準備を進めます。
自己判断で提出を拒否したり放置したりしない
卒業証明書を期限までに用意できなくても、自己判断で提出を拒否したり、採用担当者からの案内を放置したりするのは避けましょう。
間に合わないと分かった時点で理由や提出予定日を伝え、どのように対応すればよいか確認します。
提出期限の変更や代替書類を案内された場合は、その内容に沿って対応しましょう。
転職時の卒業証明書に関するよくある疑問
卒業証明書を準備するときは、証明書が旧姓のままの場合や、卒業した学校が廃校・統合されている場合にどうすればよいのか迷うことがあります。
ここでは、転職時に卒業証明書を提出する際によくある疑問について、ケースごとの対応を確認していきます。
卒業証明書が旧姓でも提出できる？
卒業証明書が旧姓で発行されていても、本人確認ができれば提出できる場合があります。
ただし、現在の氏名と異なるため、旧姓の証明書でも受け付けてもらえるか事前に採用担当者へ確認しましょう。
氏名変更を確認できる書類が必要な場合は、転職先から指定されたものを卒業証明書と一緒に提出します。
卒業した学校が廃校・統合されている場合は？
卒業した学校が廃校・統合されている場合は、卒業証明書の発行を引き継いでいる学校や機関を確認します。
統合されていれば統合先の学校、廃校の場合は証明書発行を担当する窓口へ問い合わせましょう。
発行先が分からない場合は、学校が所在していた都道府県などの担当窓口へ確認すると案内してもらえる場合があります。
遠方の学校から卒業証明書を取り寄せるには？
卒業した学校が遠方にあり窓口へ行けない場合は、郵送やオンラインで申請できるか確認します。
申請方法や必要書類、手数料などは学校によって異なるため、卒業校の公式サイトで確認してから手続きを進めましょう。
郵送では受け取りまで日数がかかることもあるため、転職先の提出期限に余裕を持って申請すると安心です。
まとめ
転職では、すべての企業で卒業証明書が必要になるわけではありませんが、第二新卒や公務員への転職、学歴や応募資格の確認が必要な場合には提出を求められることがあります。
提出を求められたら、卒業校の窓口・郵送・オンラインなどの申請方法と発行日数を確認し、原本・コピー・厳封、有効期限など転職先の指定に合わせて準備しましょう。
提出期限に間に合わない場合は、期限前に採用担当者へ連絡し、発行状況と提出予定日を具体的に伝えることが大切です。
旧姓や学校の廃校・統合などで通常どおり用意できない場合も自己判断で放置せず、卒業校や証明書発行を引き継いだ窓口と転職先へ確認して、指定された方法で対応しましょう。