目次
はじめに
「退職届って、どう書けばいいの？」
「ネットを見ると形式がいろいろあって、どれを使えばいいのか迷う…」
「縦書きと横書き、どちらが正しいの？」
そんなふうに、退職届の書き方で迷っていませんか。
退職届は、普段あまり書く機会がない書類です。そのため、「この書き方で合っているのかな」「失礼にならないかな」と不安になりやすいですよね。
でも、退職届には基本の形があります。必要な項目と順番を押さえれば、難しく考えなくても大丈夫です。
この記事では、そのまま使える例文を見ながら、日付・名前・宛名の書き方まで順を追って説明していきます。
退職届の書き方テンプレート
退職届は、形式が決まっているため、一度正しい型を押さえておけば、そのまま書き写すだけで問題なく作成できます。
ここでは、実際にそのまま使える形で、縦書きと横書きそれぞれのテンプレートを紹介します。
縦書きテンプレート
退 職 届
私事、
一身上の都合により、
令和〇年〇月〇日をもって
退職いたします。以上
令和〇年〇月〇日
〇〇部 〇〇課
氏名 〇〇〇〇 ㊞
株式会社〇〇
代表取締役 〇〇〇〇 様
横書きテンプレート
退職届
私事、
一身上の都合により、令和〇年〇月〇日をもって退職いたします。
以上
令和〇年〇月〇日
〇〇部 〇〇課
〇〇〇〇 ㊞株式会社〇〇
代表取締役 〇〇〇〇 様
退職届の書き方の要点
退職届は、自由に書いてよい書類ではなく、用紙の選び方や記載項目の順番など、最低限守るべき形式があります。
ここを外してしまうと、書き直しや差し戻しになることもあるため、最初に押さえておくことが重要です。
ここでは、実際に提出する際に迷いやすいポイントを中心に、必要な要点を具体的に整理していきます。
用紙・サイズ・形式
退職届に使用する用紙は、白色の無地用紙を選び、サイズはB5またはA4のどちらかに統一します。
手書きの場合はB5の便箋を使用し、縦書きで記入し、パソコンで作成する場合はA4用紙に横書きで作成します。罫線入りや装飾のある用紙は使用せず、余白は上下左右それぞれ20mm〜25mm確保して印刷または記入します。
用紙は提出時に三つ折りにし、長形4号の白い封筒に入れて提出します。封筒の表面中央には縦書きで「退職届」と記載し、裏面左下に自分の氏名をフルネームで記入します。
これらの形式を揃えることで、提出時に書式の不備による差し戻しを防げます。
日付・宛名・氏名の書き方
日付は、実際に会社へ提出する日を基準に「令和◯年◯月◯日」と元号で記入し、縦書きの場合は本文の下に右寄せで書き、横書きの場合も右揃えで配置します。退職日ではなく提出日を書くことで、提出時点での意思表示であることが明確になります。
宛名は会社名を正式名称で記入し、その下に代表者の役職と氏名を「株式会社〇〇 代表取締役 〇〇様」と書きます。直属の上司ではなく、代表者宛にすることで正式な書類として受理されます。
氏名は自分の所属部署名を記載したうえでフルネームを記入し、縦書きの場合は氏名の右側、横書きの場合は氏名の右横または下に認印を押します。氏名と押印をセットで記載することで、本人が作成した書類であることが確認できる状態になります。
退職理由の書き方
退職理由は本文の1行目に「私事、」と書いたあと、「一身上の都合により、令和◯年◯月◯日をもって退職いたします。」と記載します。理由はこの1文で完結させ、転職先や人間関係など具体的な事情は書きません。詳細を書かないことで、内容による差し戻しや修正指示を防げます。
退職日は必ず「令和◯年◯月◯日」と元号で具体的な日付を記入し、「退職予定」や「頃」など曖昧な表現は使いません。
日付を確定させることで、会社側が退職処理や引き継ぎスケジュールを確定できる状態になります。
手書きとパソコンどちらがいいか
退職届は、手書きとパソコンのどちらでも提出できますが、会社から指定がない場合はパソコン作成で問題ありません。
パソコンで作成する場合は、A4用紙に明朝体またはゴシック体で10.5〜12ptに設定し、印刷後に氏名の右側へ認印を押して提出します。文字が均一に揃うため、誤字や書き直しの手間を防げます。
手書きで提出する場合は、B5の白い無地便箋に黒のボールペンを使用し、縦書きで1行20〜25文字を目安に整えて記入します。
消えるボールペンは使用せず、書き間違えた場合は修正せずに新しい用紙へ書き直します。手書きにすることで、本人が作成した書類であることが視覚的に確認できる状態になります。
H退職届を書くときの最低限の注意点
退職届は内容だけでなく、「誰に」「いつ」「どの状態で」提出するかによって、その後の手続きの進み方が変わります。
形式が合っていても、提出先やタイミングを誤ると受理が遅れることがあるため、最低限の注意点を事前に押さえておくことが重要です。
ここでは、実際に提出する場面で迷いやすいポイントに絞って確認していきます。
提出先と提出タイミング
退職届の提出先は、会社の代表者宛に作成したうえで、実際の提出は直属の上司へ手渡しします。
いきなり人事部や総務部へ持参せず、まず上司へ口頭で退職の意思を伝え、その場または了承後に退職届を提出します。上司を経由せずに提出すると、社内手続きが止まり受理までに時間がかかるため、この順番を守る必要があります。
提出のタイミングは、退職日の14日前までに行います。例えば4月30日を退職日に設定する場合は、4月16日までに提出します。
提出が14日を過ぎると、会社側の引き継ぎや人員調整が間に合わなくなり、退職日の調整を求められる可能性があるため、日付を逆算して提出日を確定させます。
修正や書き直しのポイント
退職届に誤字や日付の間違いがある場合は、修正液や二重線で訂正せず、その用紙は使用せずに新しい用紙へ最初から書き直します。訂正跡が残ると正式書類として受理されない可能性があるため、そのまま提出すると差し戻される原因になります。
特に確認する箇所は、「提出日」「退職日」「会社名」「代表者名」「自分の氏名」の5点で、記入後に1行ずつ目視で読み直し、日付は西暦ではなく元号で統一されているかまで確認します。
印刷の場合も同様に、誤字があればデータを修正して再印刷し、同じ用紙を流用せずに新しい紙で提出することで、書類不備による再提出を防げます。
まとめ
退職届は、自由に書くものではなく、基本の形に沿って作れば大丈夫です。
縦書きでも横書きでも、書く順番は「タイトル→本文→日付→氏名→宛名」で共通しています。本文は「私事、」から始めて、「一身上の都合により、令和〇年〇月〇日をもって退職いたします。」と書けば問題ありません。
提出日は元号で記入し、氏名の横には認印を押します。宛名は会社名と代表者名を正式名称で書きましょう。
また、退職届は、先に直属の上司へ退職の意思を伝えたうえで、そのあとに提出する流れが一般的です。提出日は、退職日の14日前を目安に逆算して準備しておくと安心です。
もし書き間違えてしまった場合は、修正せずに新しい用紙で書き直しましょう。提出前に、日付・退職日・会社名・代表者名・氏名を見直しておけば、落ち着いて提出できます。