目次
はじめに
「退職届はいつ提出すればいいの？」
「退職の意思はメールで伝えても大丈夫？」
「上司に退職日を相談するときは、どう話せばいいの？」と悩んでいませんか。
退職届は、書いて提出するだけではなく、事前に上司へ退職の意思を伝えたり、退職日や引き継ぎについて相談したりしながら進めていくことが大切です。
たとえば、退職希望日の直前に伝えると、引き継ぎや有給休暇の調整が慌ただしくなることがあります。一方で、早めに相談しておけば、退職日や最終出勤日について落ち着いて話し合いやすくなります。
この記事では、退職届を出すタイミングや退職メールの基本、退職日を決める流れについて、初めて退職手続きをする方にもわかりやすく紹介します。
退職届は「退職日が決まったあと」に提出する
退職届は、退職を最初に伝えるための書類ではなく、会社と退職日を確認したあとに提出する正式な書類です。
まずは直属の上司へ口頭で退職の意思を伝え、最終出勤日や有給消化、引き継ぎ期間を確認したうえで、決まった内容に沿って退職届を提出する流れが基本です。
先に直属の上司へ口頭で伝える
退職届を提出する前に、まずは直属の上司へ退職の意思を伝えましょう。
いきなり退職届を提出すると、退職日や引き継ぎについて十分に相談できない場合があります。
そのため、「〇月末で退職を考えています」のように、まずは口頭で伝えたうえで退職日を相談することが大切です。
事前に話し合っておくことで、その後の手続きもスムーズに進めやすくなります。
退職日が確定してから退職届を提出する
退職届は、上司と退職日を相談し、日程が決まってから提出しましょう。
退職日が決まる前に提出すると、記載した日付の修正や再提出が必要になることがあります。
まずは退職希望日や有給休暇の予定を確認し、そのうえで確定した退職日を退職届に記入するのがおすすめです。
会社指定の提出ルールがある場合は従う
会社ごとに退職届の提出方法が決められている場合は、そのルールに沿って手続きを進めましょう。
会社指定の書式があったり、提出先や申請方法が決められていたりすることがあります。
スムーズに手続きを進めるためにも、事前に就業規則や社内ルールを確認しておくと安心です。
退職届・退職メールはいつ出す？送る？
退職届と退職メールは、どちらも退職に関わる大切な連絡ですが、出す相手や使う場面が違います。
退職届は、退職日が決まったあとに会社へ正式に提出する書類です。
一方で、退職メールは社内の関係者や取引先へ、退職日や最終出勤日、後任者、今後の連絡先を知らせるために送ります。
退職の意思をメールだけで伝えるのではなく、まずは直属の上司へ口頭で相談し、その後に退職届や退職メールを順番に進めることが大切です。
社内向けメールを送るタイミング
社内向けの退職メールは、退職日が決まり、社内への周知について上司の許可を得てから送るのが一般的です。
送るタイミングに迷った場合は、事前に上司へ確認しておくと安心です。
一般的には、最終出社日の1週間前から前日頃を目安に送ると、関係者へスムーズに連絡しやすくなります。
取引先への退職メールを送るタイミング
取引先への退職メールは、退職日や後任担当者が決まってから送るようにしましょう。
連絡のタイミングに迷う場合は、事前に上司へ確認しておくと安心です。
一般的には、最終出社日の1〜2週間前を目安に、後任担当者の情報を添えて連絡します。
メールだけで退職意思を伝えない
退職の意思は、メールだけで伝えるのではなく、まず直属の上司へ直接伝えるのが一般的です。
まずは退職について相談したいことを伝え、退職日などを話し合ったうえで手続きを進めるとスムーズです。
退職日の調整でよくあるケース
退職日は、自分が希望する日を伝えれば必ずそのまま決まるわけではありません。
実際には、担当業務の引き継ぎ、次の会社への入社日、残っている有給休暇の日数などを確認しながら、会社と話し合って調整することが多いです。
退職日を決めるときは、「いつ辞めたいか」だけでなく、「いつまで出勤できるのか」「いつから有給消化に入るのか」「後任へ何を引き継ぐ必要があるのか」を整理しておくと、上司にも相談しやすくなります。
引き継ぎの都合で退職日を調整するケース
引き継ぎが必要な場合は、後任者への説明や業務の引き継ぎが完了する時期を考えながら退職日を決めましょう。
上司と相談しながら無理のないスケジュールを組むことで、退職後も安心して新しいスタートを迎えやすくなります。
入社日が先に決まっているケース
新しい会社の入社日が決まっている場合は、その日程に合わせて退職日を調整しましょう。
退職の相談をするときは、入社予定日もあわせて伝えておくと、退職日や有給休暇のスケジュールを決めやすくなります。
上司と相談しながら、無理のない日程で進めることが大切です。
有給消化を含めて調整するケース
有給休暇を消化する場合は、残っている日数を確認しながら退職日を調整しましょう。
有給を利用すると、最終出社日と退職日が異なることがあります。
引き継ぎの予定も考慮しながら上司と相談することで、無理のないスケジュールを立てやすくなります。
最終出社日と退職日の違い
最終出社日と退職日は、同じ日のように見えますが、実際には意味が違います。
有給休暇を消化する場合は、最終出社日のあとも退職日までは会社に在籍している扱いになるため、日付を混同しないように確認しておくことが大切です。
最終出社日は「会社へ行く最後の日」
最終出社日とは、会社へ出勤する最後の日のことです。
この日に引き継ぎや貸与物の返却、あいさつなどを済ませるのが一般的です。
有給休暇を消化する場合は、最終出社日のあとに出社せず、そのまま退職日を迎えることもあります。
退職日は「会社に在籍している最終日」
退職日とは、会社に在籍している最後の日のことです。
有給休暇を消化する場合は、出社していなくても退職日までは会社に所属している扱いになります。
そのため、最終出社日と退職日が異なることもあります。手続きをスムーズに進めるためにも、それぞれの日付を確認しておきましょう。
有給消化中は在籍扱いになる
有給休暇を消化している期間も、退職日までは会社に在籍している扱いになります。
そのため、最終出社日を迎えたあとも、退職日までは雇用契約が続いています。
有給休暇を無理なく消化するためにも、残日数を確認しながら退職日を決めておくことが大切です。
そのまま使える｜退職メール例文
退職メールは、送る相手によって書く内容や伝え方が変わります。
直属の上司へ退職意思を伝える場合は、まず相談の時間をもらう形で丁寧に伝える必要があります。
取引先向けメールでは、退職のあいさつだけでなく、後任者の名前や今後の連絡先を入れて、相手が退職後も困らないようにすることが大切です。
上司へ退職意思を伝える例文
上司へ退職意思を伝えるメールでは、最初に面談の時間を取ってほしいことを伝え、本文では退職を考えていること、退職希望日、直接相談したいことを短く書きます。
〇〇部長
お疲れさまです。
突然のご連絡となり申し訳ありません。
私事で恐縮ですが、退職についてご相談したく、ご連絡いたしました。
現在、〇月〇日付での退職を希望しております。
退職日や今後の引き継ぎについて、直接お話しする時間をいただけますでしょうか。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご都合のよい日時を教えていただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
社内向け退職メールの例文
社内向け退職メールでは、退職日、最終出社日、これまでのお礼、退職日までの対応について簡潔に伝えます。
社内各位
お疲れさまです。
このたび、一身上の都合により、〇月〇日付で退職することとなりました。
最終出社日は〇月〇日を予定しております。
在職中は、業務の進め方や社内対応について多くのご指導をいただき、誠にありがとうございました。
退職日までは、担当業務の引き継ぎと残っている対応を一つずつ進めてまいります。
残り短い期間ではございますが、最後までどうぞよろしくお願いいたします。
取引先向け退職メールの例文
取引先向け退職メールでは、退職日、最終対応日、後任担当者、これまでのお礼を本文に入れて、退職後の連絡先が相手に伝わる形で送ります。
株式会社〇〇
〇〇様
いつも大変お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。
私事で恐縮ですが、このたび一身上の都合により、〇月〇日付で退職することとなりました。
最終対応日は〇月〇日を予定しております。
在職中は、〇〇様に多くのご支援をいただき、誠にありがとうございました。
退職後は、後任の〇〇が担当いたします。
今後のご連絡は、〇〇宛にお願いいたします。
退職日までは、引き継ぎに漏れがないよう対応してまいります。
今後とも弊社をどうぞよろしくお願いいたします。
退職届提出から退職日までの流れ
退職届を出してから退職日を迎えるまでは、順番を間違えずに進めることが大切です。
まずは直属の上司へ退職したい意思を伝え、希望する退職日や引き継ぎに必要な期間を相談します。そのうえで、会社と退職日を調整し、日付が決まったあとに退職届を提出します。
退職届を出したあとは、担当業務や進行中の案件、社内外の連絡先などを整理し、後任者が退職後も迷わず対応できる状態まで引き継ぎを進めます。
退職意思を直属上司へ伝える
退職届を提出する前に、まずは直属の上司へ退職の意思を伝えましょう。
退職日や引き継ぎの予定を相談しておくことで、その後の手続きを進めやすくなります。
まずは面談の時間をもらい、退職について相談することが大切です。
退職日を調整する
退職の意思を伝えたあとは、上司と相談しながら退職日を調整しましょう。
有給休暇の残日数や引き継ぎの予定を確認しながら進めることで、無理のないスケジュールを立てやすくなります。
最終出社日と退職日が異なる場合もあるため、あわせて確認しておくと安心です。
退職届提出から引き継ぎまで進める
退職日が決まったら、退職届を提出し、引き継ぎの準備を進めましょう。
担当業務や進行中の案件を整理しておくと、後任者への引き継ぎがスムーズになります。
最終出社日までに内容を共有しておくことで、退職後の問い合わせも少なくなりやすくなります。
まとめ
退職届は、退職したい気持ちを最初に伝えるための書類ではなく、上司と退職日を相談したあとに提出する正式な書類です。
まずは直属の上司へ退職の意思を伝え、退職日や有給休暇の使い方、引き継ぎのスケジュールを確認しながら準備を進めましょう。
また、退職メールは社内や取引先への周知のタイミングを確認してから送ることが大切です。
退職手続きは慌てて進める必要はありません。
退職希望日から逆算して早めに相談し、会社のルールに沿って一つずつ進めていくことで、スムーズに退職しやすくなります。
これから退職を考えている方は、まず就業規則や有給休暇の残日数を確認するところから始めてみてください。